Si su trabajo o negocio implica hojas de cálculo y datos (y casi todo el mundo entra en esa categoría), hay muchas posibilidades de que su vida sea mucho más fácil. Aquí entran en juego algunas herramientas astutas sin código y algo llamado automatización de hojas de cálculo.

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La palabra hoja de cálculo probablemente evoca pensamientos de Microsoft Excel - y para muchos, la herramienta sin código OG era ese mismo programa. Si alguna vez has jugado a grabar macros de Excel (básicamente, una acción que puedes programar para que se repita una y otra vez), sabrás lo eficaz y rápido que puede resultar realizar la automatización más sencilla.

Una automatización, como recordatorio, es básicamente cuando un proceso o acción está configurado para suceder automáticamente - con muy mínima intervención humana. En los últimos años, todo un mundo de herramientas sin código ha evolucionado para crear automatizaciones aún más potentes que funcionan sobre hojas de cálculo.

Puedes conectar apps, manipular datos, gestionar bases de datos e incluso crear tus propias interfaces para hojas de cálculo sin tener que codificar ni programar nada complicado. Herramientas como Stacker y Zapier se integran sin problemas con las hojas de cálculo, mientras que otras, como Rows o Sheetgo, son alternativas a las hojas de cálculo basadas en la nube con otras funciones.

Aquí profundizamos en 10 sencillas automatizaciones de hojas de cálculo que marcarán una gran diferencia en tu trabajo: desde reducir las tareas diarias aburridas y repetitivas hasta aumentar el valor que obtienes de tus datos, pasando por crear tus propias aplicaciones y portales para conectar con tus clientes.  

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Las hojas de cálculo y las herramientas sin código de las que hablaremos en este artículo:

Hojas de cálculo:

• Excel
• Hojas de cálculo de Google
• Mesa de aire

Herramientas sin código:

• Zapier
• Apilador
• Filas
• Sheetgo
• Twilio
• Parábola

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Automatizaciones de hojas de cálculo para... conectar con otras herramientas

Introducir datos manualmente no es probablemente la forma en que preferirías emplear tu tiempo; además, aumenta las posibilidades de que se produzcan errores humanos. Si conectas tus hojas de cálculo a otras herramientas, podrás recopilar y combinar datos de forma automática y precisa.

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1. Zapier: Conecta una hoja de cálculo a otra hoja de cálculo

Esta sencilla automatización te permite transferir datos de una hoja de cálculo a otra. Copia todos los datos con precisión y los mantiene actualizados cuando cambian los datos originales. También reformatea los datos para que coincidan con la nueva hoja de cálculo al instante, por lo que es más eficaz que copiar y pegar.Zapier conecta varias hojas de cálculo de Google Sheets entre sí con "Zaps"(el bonito nombre que Zapier da a cada uno de sus flujos de trabajo automatizados). Un Zap puede copiar automáticamente los datos de una hoja, pero a medida que te familiarices con el programa, puedes encadenar más Zaps para crear flujos de trabajo más sofisticados.

‍Usos: Zapier, Google Sheets

‍Aquí tienes nuestro tutorial sobre cómo hacerlo tú mismo

Conoce mejor Google Sheets con Google Sheets 101

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2. Zapier: Insertar una hoja de Google en un documento de Google

Si alguna vez has querido insertar automáticamente datos de una hoja de cálculo en un documento de Google Docs, te encantará esta automatización de Zapier. Es genial para crear informes que necesitas actualizar y enviar a otros regularmente. La ventaja de usar esta automatización sobre las tablas que puedes encontrar en el propio Google Docs es que esto te permite ordenar y manipular los datos en Sheets y se actualiza automáticamente cuando tus datos cambian. Incluso puedes utilizar la función de creación de gráficos de Google Sheets para visualizar tus datos e insertar ese gráfico en el documento.

‍Usos: Google Sheets, Google Docs, Zapier

‍Así para nuestro tutorial

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3. Sheetgo: Conecta varias hojas de cálculo de Google Drive para crear una base de datos

Las aplicaciones sin código como Sheetgo te permiten reunir datos de muchas hojas de cálculo en un solo lugar. Con esta herramienta, puedes configurar una automatización sencilla que extraiga datos de hojas de cálculo que hayas guardado en Google Drive y los copie en cualquier otra hoja de cálculo a la que necesites acceder. Esta función es muy útil si recibes hojas de cálculo de compañeros de trabajo o clientes en varios programas distintos. Simplemente guarda todas esas hojas de cálculo en Google Drive, y Sheetgo las importará y reformateará para reunir todos esos datos.

Usos: Sheetgo, Excel, Google Drive

‍Echa un vistazo a un tutorial de Youtube aquí

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4. Zapier: Gestiona tu inventario vinculando Google Forms a una hoja de cálculo

Esta automatización utiliza Zapier para conectar un formulario de Google a una hoja de Google, de modo que pueda actualizar la hoja automáticamente a través de los envíos de formularios. Esto significa que varias personas pueden actualizar el inventario sin tocar directamente los datos, lo que minimiza los errores de la hoja de cálculo.

Usos: Hojas de cálculo de Google, formularios de Google, Zapier

‍Tenemos un tutorial especial sobre esto. Por aquí.‍

Y aquí tienes nuestro tutorial sobre cómo crear fantásticos formularios con Google Forms‍.

Automatizaciones de hojas de cálculo para... seguir y visualizar sus datos

Se trata de crear cuadros de mando personalizados a partir de sus hojas de cálculo, lo que le ofrece una visión global y visualmente atractiva de su trabajo sin tener que crear gráficos manualmente ni copiar los datos usted mismo.

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5. Zapier: Extrae métricas de muchas fuentes para crear un panel de análisis

Esta automatización Zapier extrae datos de múltiples fuentes en una sola hoja de Google con un complemento de Google Analytics, que le permite crear su propio panel de datos. Así es, tu propio panel de datos. Esto significa que puede realizar un seguimiento de todas sus métricas en un solo lugar. Simplemente decide qué métricas quieres ver (por ejemplo, usuarios, sesiones, suscriptores o ventas) y extrae esa información de programas como Mailchimp, Eventbrite, PayPal o Twitter.

Usos: Hojas de cálculo de Google, Google Analytics, Zapier

Nuestro tutorial a seguir

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6. Filas: Realiza un seguimiento de tu SEO creando un panel desde Google Search Console.

Realiza un seguimiento del rendimiento de tu sitio web a lo largo del tiempo integrando Google Search Console con tus hojas de cálculo de Rows. Rows sustituye a los programas de hojas de cálculo tradicionales como Excel y añade un toque de funcionalidad sin código. Puedes extraer datos sobre el rendimiento de tu sitio web de forma automática y, a continuación, crear informes resumidos para comparar distintos periodos de tiempo en tu panel de control. Utilice esta plantilla para empezar a probar esta automatización en Rows.

Usos: Filas, Google Search Console

Para más información, consulta este tutorial de Youtube

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7. Parábola: Combinar y reformatear datos de muchas hojas de cálculo.

Si tienes datos de muchas hojas de cálculo diferentes y necesitas reformatearlos y limpiarlos, Parabola tiene la respuesta. Puede combinar datos automáticamente, fusionar columnas, combinar valores y filtrar tablas con otras tablas para ordenar y analizar su información. Combinar datos en Excel con funciones como VLOOKUP puede ser engorroso y llevar mucho tiempo - Parabola extrae esos mismos datos automáticamente de tantas fuentes como necesites.

Usos: Parábola, todas las hojas de cálculo típicas

Hemos creado un tutorial sobre este tema aquí mismo ‍

Y aquí está nuestro tutorial para añadir tus datos a Parabola

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Automatizaciones de hojas de cálculo para... crear portales personalizados

Con la ayuda de automatizaciones de hojas de cálculo, también puede crear lugares donde sus clientes puedan iniciar sesión e interactuar con su empresa: un portal de clientes. También puedes crear aplicaciones compartibles que te ayuden a recopilar y compartir tus datos con otras personas de forma organizada y profesional. Los portales que crees pueden diseñarse para que parezcan exclusivos de tu marca y pueden ayudarte a recopilar datos sin revelar ninguna información privada a tus clientes.

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8. Zapier: Crea un portal de clientes conectando un formulario a una hoja de cálculo

Esta automatización te permite crear tu propio portal de clientes para recopilar información mediante formularios rellenables. Zapier básicamente toma los datos de una hoja de cálculo de Airtable y los ordena y actualiza automáticamente, conectándose a Twilio (un servicio API de llamadas telefónicas y SMS) para ponerse en contacto con los clientes si es necesario actuar. Crear un portal en el que los clientes puedan introducir datos ayuda a proteger la información confidencial. Puede crear nombres de usuario, proteger las contraseñas e incluso anonimizar los datos si así lo desea. También puede crear su propia interfaz de cliente para adaptarla mejor a su marca.

Usos: Twilio, Airtable, Zapier

Aquí puede ver cómo ponerlo en práctica

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9. Stacker: Construir una aplicación de portal de clientes en una base Airtable

La posibilidad de crear su propia aplicación de portal de clientes es una forma inteligente de diferenciarse de la competencia y demostrar su legitimidad. Esta automatización crea una interfaz de aplicación personalizable con Stacker que introduce automáticamente la información del cliente en una hoja de cálculo de Airtable. De este modo, puedes crear automáticamente inicios de sesión y perfiles de usuario para cada nuevo cliente, y puedes mantener su información segura configurando la privacidad y los permisos por usuario.

‍Usos: Apilador, Mesa de aire

Consulta el tutorial en profundidad de Stacker aquí

‍Divulgación completa: NoCode.Tech fue comprada por Stacker a principios de 2022. Nuestra independencia editorial significa que revisamos Stacker con total imparcialidad, como hacemos con cualquier otra herramienta en el espacio sin código.

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10. Apilador: Haz un portal de gestión de proyectos conectando formularios a Airtable

Supongamos que tienes un proyecto en el que trabajan varias personas. Es bastante útil tener una aplicación que permita a los miembros del equipo alertar a los demás cuando están activos en un archivo de proyecto - ahí es donde entra el seguimiento de los inicios de sesión. Este tutorial utiliza Stacker para crear un programa de check-in y check-out para los miembros del equipo que necesitan trabajar en Webflow. Almacena los datos en una hoja de cálculo de Airtable, pero los miembros del equipo no tienen que navegar por la desordenada hoja de cálculo. En su lugar, introducen sus datos y controlan a sus compañeros de equipo en una interfaz de aplicación limpia. También puede adaptar este portal para mantener los datos ocultos o proteger determinados fragmentos de información.

Usos: Stacker, Airtable, Webflow

Haz clic aquí para consultar nuestro tutorial y hacerlo tú mismo

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Las habilidades sin código pueden ayudarle a crear más automatizaciones para el trabajo

Una vez que se sienta cómodo con algunas de estas herramientas sin código, la automatización de hojas de cálculo va a parecer la punta del iceberg en términos de lo que puede hacer. Zapier te permite crear flujos de trabajo que se encargan de muchas tareas pesadas; Stacker te permite crear interfaces frontales completas para tu base de datos de Airtable.

Las técnicas fundamentales detrás del no-código son muy similares a las fórmulas y macros de las hojas de cálculo que solíamos crear en Excel. No es difícil aprender una nueva interfaz, y enseñarte a ti mismo una automatización o dos puede ponerte en un camino sin código que puede ahorrarte una enorme cantidad de trabajo cada día.