Los portales de clientes funcionan en ambos lados de la ecuación: ahorran tiempo y recursos a su empresa, al tiempo que mejoran la experiencia que sus clientes tienen con su negocio. Esto es lo que necesitas saber para crear el tuyo propio con herramientas sin código. 

Que levante la mano quien haya pasado interminables horas yendo y viniendo con los clientes por correo electrónico para poner al día un proyecto, una factura o un comentario general. Vale, tendremos que imaginarnos millones de manos en alto. Crear un lugar en línea donde compartir toda la información crítica que un cliente necesita ver -y donde poder colaborar con él- tiene sentido para todo tipo de empresas. Esto es lo que hay que saber sobre el maravilloso mundo de los portales de clientes.

¿Qué son los portales de clientes?

Suena un poco como una especie de máquina en la que un cliente entra antes de ser transportado a otro reino. Y en cierto modo es así. Básicamente, se trata de un espacio en línea en el que tanto una empresa como sus clientes pueden acceder a información diversa y compartirla, todo en un mismo lugar. Puede tratarse de archivos, facturas, diseños, formularios, cuadros de mando o páginas. Suele haber un elemento de colaboración, lo que significa que el cliente puede hacer comentarios o introducir información en tiempo real, que la empresa puede ver. La experiencia está bastante estandarizada: el portal de un cliente será bastante similar al de otro, aunque la información a la que puedan acceder sea única para ellos.  

Por ejemplo:

Supongamos que tienes un estudio de arquitectura con varios clientes. Un portal de clientes es perfecto para subir los últimos planos y diseños que hayas hecho para cada cliente. Tendrán un nombre de usuario único en su portal, donde podrán ver todo lo relacionado con su proyecto, dejar comentarios, hacer preguntas y mantenerse al día de los avances.

¿Qué problemas pueden resolver? 

• Se acabaron los correos interminables. Los portales de clientes pueden reducir considerablemente el exceso de comunicación, ya sean correos electrónicos o mensajes de Slack. Los clientes pueden ver y comentar lo que necesiten en el portal cuando les convenga.
• Menos recursos necesarios para la atención al cliente. Esto tiene la ventaja añadida de que no es necesario que los empleados dediquen tiempo y energía a la atención al cliente para resolver dudas y problemas. 
• Es una forma segura de compartir información. Para muchas empresas, compartir archivos seguros y confidenciales por correo electrónico dista mucho de ser lo ideal. Un portal es un lugar mucho más seguro para hacerlo. 
• Es ideal para llevar un registro de los procesos. Tendrás toda la comunicación en un solo lugar, junto con el historial de versiones. Así no tendrás que rebuscar en documentos o correos electrónicos cuando surjan problemas. 
• Aumenta el compromiso de los clientes. Ofrecer a los clientes un lugar en el que interactuar con su servicio, hacer comentarios o acceder a documentos específicos aumenta fundamentalmente el grado de interacción con su empresa. Usted, por su parte, dispone de un nuevo espacio y nuevos puntos de contacto en los que destacar diferentes ofertas y servicios. Aunque no recomendamos bombardearles.
• Mejora la experiencia del cliente. El valor para el cliente es prácticamente el mismo: tiene acceso a la información que desea, cuando la necesita.

¿Quién tiene que saberlo?

Sectores: 

Los portales de clientes son útiles en casi todos los sectores, pero los servicios profesionales destacan especialmente. Cuando se presta un servicio y los clientes necesitan estar al tanto de lo que ocurre: revisar, opinar y hacer preguntas. Piense en una agencia creativa o de diseño.  

También es útil para sectores en los que hay numerosos proyectos en marcha a la vez y sólo se quiere que determinados clientes accedan a determinados proyectos. Por ejemplo, un editor de libros puede tener un portal para cada libro en el que esté trabajando, al que puedan acceder el autor, los editores, el diseñador de la portada y cualquier otra persona que trabaje específicamente en ese proyecto. 

Departamentos: 

De nuevo, son muchos los departamentos que se beneficiarían de los portales de clientes, pero hay algunos que realmente destacan, como los departamentos orientados al cliente, como los gestores de cuentas y el servicio de atención al cliente. También son ideales para los empleados que trabajan sobre el terreno, que realizan tareas y envían información para su cotejo.  

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¿Cuál es el matiz?  

• Los portales de clientes no son exactamente lo mismo, aunque a menudo se hable de ellos indistintamente. Por lo general, los portales de clientes son más genéricos y se parecen más a un sitio web con un inicio de sesión al que pueden acceder muchas personas. Por ejemplo, los bancos utilizan portales de clientes a los que acceden millones de personas. 
• Los portales de clientes están estandarizados y son bastante limitados en cuanto a lo que pueden hacer. Si quieres una aplicación con funciones más complejas, como un escáner QR o algo así, tendrás que crear una aplicación personalizada. 
• Para empezar a trabajar, es necesario comprender algunos fundamentos de las bases de datos (véase más abajo). Conceptos como la visualización de datos en tablas y campos, y la posibilidad de utilizar registros de enlace entre tablas son importantes. 

• Visualizar el portal puede ser un problema. A la gente le suele costar imaginarse el aspecto que tendrá su portal y, en consecuencia, le resulta difícil darle un buen aspecto. Debes enfocarlo con la mentalidad de que básicamente estás construyendo un diseño para mostrar datos en una tabla. No es necesario crear una página de perfil diferente para cada usuario. Necesitas crear algo que puedas duplicar para cada usuario - por eso las plantillas pueden ser realmente útiles.  
• También puede llevar un tiempo entender los "permisos" y el poder que tienen. Son un componente básico de prácticamente cualquier aplicación: deciden lo que un usuario puede o no puede ver o hacer en función de su función, el nivel de cliente que es o algún otro factor. ¿Pueden ver o editar la página? ¿Pueden cambiar la configuración? ¿Qué puede hacer un usuario invitado en comparación con uno registrado?
• Tendrás que decidir si quieres un portal público (es decir, al que se pueda acceder sin invitación) o sólo con invitación. Eso también te ayudará a elegir la herramienta sin código adecuada. 
• A la hora de elegir una herramienta sin código, echa un vistazo a sus aplicaciones o plantillas de ejemplo. Te ayudará a decidir si realmente puedes crear lo que quieres con ese software en concreto, y puede que te ahorre mucho tiempo. 

¿Qué herramientas sin código me convienen?

Principiantes: 

Joinportal es un buen punto de partida: tiene muchas funciones y es muy fácil de usar.  

Intermedio: 

Stacker es un poco más difícil de manejar, pero tiene una funcionalidad impresionante y admite una gran cantidad de datos. 

Experto: 

Internal.io es una herramienta que roza el low-code. Definitivamente necesitas algunas habilidades técnicas para sacar el máximo provecho de esta herramienta muy flexible.