Las bases de datos están en el corazón de muchas empresas, pero todavía abundan las hojas de cálculo de Excel. Los creadores de bases de datos sin código pueden mejorar tu forma de trabajar.

Las bases de datos te ofrecen un lugar donde almacenar, organizar y controlar la información que necesitas para dirigir tu empresa. Son un paso más allá de la hoja de cálculo básica: más potentes, flexibles y normalmente relacionales, lo que significa que puedes relacionar datos entre sí. Esto abre todo tipo de posibilidades de uso de los datos.  

Casi todas las aplicaciones se basan en algún tipo de base de datos. Piensa en algo como Twitter: todos los usuarios van a una base de datos, todos los tweets van a una base de datos y entonces tienes una relación entre los usuarios y sus tweets. Otra posibilidad es una plataforma CRM con toda la información de tus clientes o un inventario de tus existencias. Las bases de datos lo sustentan todo. Y los creadores de bases de datos son un área en la que las herramientas sin código destacan. Pero no Excel. No nos gusta Excel.

1. Las herramientas

• Airtable - 4 estrellas. Mejor constructor de bases de datos.
• Baserow - 4 estrellas. El mejor creador de bases de datos de código abierto.
• Ragic - 4 estrellas. Lo mejor para los amantes de las hojas de cálculo.
• Filas - 3 estrellas. Lo mejor para los que no están seguros de las bases de datos.
• Stackby - 3 estrellas. Lo mejor para colaborar.

2. Por qué crear una base de datos para su empresa sin código

Los creadores de bases de datos sin código pueden ayudarle, tanto si desea sacar más partido de los datos que ya recopila como si quiere potenciar su negocio cotejando y analizando los datos que pretende recopilar. 

Es fácil de hacer

Es posible construir una base de datos potente e interrogable para su empresa sin utilizar herramientas sin código. Puede contratar a un desarrollador para que le cree una base de datos individual especializada para su empresa, pero le costará dinero. Además, es probable que la base de datos creada sea exclusiva, lo que significa que los datos que contiene podrían ser inaccesibles más adelante en caso de que quiera cambiar de proveedor.

Cualquiera puede aprender y construir

Las herramientas de bases de datos sin código están diseñadas para que la gente pueda crear bases de datos potentes sin conocimientos especializados de codificación. Existen algunas herramientas de código reducido, pero requieren un nivel básico de conocimientos de programación.

Es más barato

Aunque algunos de estos creadores de bases de datos sin código tienen suscripciones de pago, suelen ser más baratos que contratar a un desarrollador o a una agencia para que le cree una base de datos desde cero. Puedes invertir ese dinero en otros aspectos de tu negocio. 

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3. ¿Debe utilizar una hoja de cálculo o una base de datos?

No todos los casos de uso requieren una base de datos completa, con todas las funcionalidades que ofrece. De hecho, un error común para una empresa es invertir tiempo, esfuerzo y dinero en construir algo demasiado grande y difícil de manejar para satisfacer sus necesidades y requisitos. He aquí un pequeño resumen: 

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son útiles para manejar pequeñas cantidades de datos y son más fáciles de manejar que muchas bases de datos. Su funcionalidad es más limitada que la de las bases de datos, pero suelen ser una herramienta con la que los empleados se sienten más cómodos.

Pero las hojas de cálculo tienen sus inconvenientes. Suelen ser menos colaborativas que muchas herramientas sin código, lo que significa que el control de los datos se concentra en una o dos personas, en lugar de estar al alcance de un amplio grupo de empleados. Asimismo, las hojas de cálculo pueden volverse pesadas y lentas a gran escala: nadie quiere consultar una hoja de 10.000 líneas.

Bases de datos

Las bases de datos son, a primera vista, algo más difíciles de manejar. Requieren un poco más de conocimiento, aunque las soluciones de bases de datos sin código que se enumeran a continuación pretenden ser lo más fáciles de usar posible. 

Son mucho más colaborativas y pueden ser utilizadas por muchos usuarios simultáneamente. Son capaces de manejar más cómodamente grandes volúmenes de datos y pueden interrogarse de más formas que una simple hoja de cálculo. Su naturaleza relacional facilita la obtención de información sobre los vínculos entre las características de los clientes o los productos que se venden con cada uno de ellos.

¿Cuál es el más adecuado para usted?

Si tiene grandes volúmenes de datos a los que deben acceder varios empleados simultáneamente, es más probable que una base de datos sea útil para su empresa. Sin embargo, no hay que ignorar el riesgo de sobrestimar sus necesidades tecnológicas. La importación de datos en herramientas de bases de datos sin código es relativamente sencilla e intuitiva, por lo que no es demasiado difícil pasar de una hoja de cálculo a una base de datos cuando llegue el momento.

4. Qué tener en cuenta al elegir un creador de bases de datos sin código

Con tantas opciones disponibles, es difícil saber cuál es la más adecuada para ti. Hay que tener en cuenta diferentes precios, interfaces y funciones. Si es una empresa consolidada, probablemente querrá elegir una opción proporcionada por una empresa más grande y conocida, para tener la seguridad de recibir asistencia periódica en caso de que algo vaya mal. Una pequeña empresa puede sentirse más cómoda eligiendo una alternativa más barata y de código abierto. Pero merece la pena tener en cuenta un par de factores clave: 

- Importación de datos

¿Puede la herramienta elegida incorporar los datos que ya tiene? Muchas de las opciones del mercado incluyen sencillas herramientas de importación, pero si tienes que insertar los datos a mano, puede ser una razón para no elegir una opción concreta.

- Capacidad máxima

Algunos creadores de bases de datos sin código ofrecen un número limitado de filas o registros de forma gratuita o a un precio básico, antes de vender a los usuarios paquetes más caros. Tener en cuenta cuáles son tus necesidades te ayudará a elegir la opción que más te convenga.

- Interfaces intuitivas

Debes elegir una herramienta con un diseño y una interfaz intuitivos y fáciles de entender para que todo tu equipo pueda utilizarla. Las distintas herramientas tienen diferentes niveles de complejidad en lo que respecta a las interfaces de usuario, así que elige la más adecuada para ti y tu equipo.

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5. Los mejores creadores de bases de datos sin código

Mesa de aire

Airtable es uno de los nombres más conocidos en este ámbito y se ha convertido en un estándar del sector. No resulta intimidatoria para el usuario medio y puede ser utilizada por varias personas a la vez, lo que la hace ideal para la colaboración.

La herramienta también tiene integraciones incorporadas para más de 1.000 sitios web y aplicaciones populares, desde Gmail a Slack, desde Zendesk a Miro. 

Pros

• Norma del sector
• El diseñador de interfaces de Airtable le permite crear interfaces intuitivas a partir de su base de datos de forma realmente sencilla 
• Diseño sencillo
• Curva de aprendizaje sencilla

Contras

• Rápidamente se encarece a medida que se amplía
• Quizá demasiado simple para algunas necesidades

Es mejor para...

Los que se inician en el mundo de las bases de datos.

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Baserow

La empresa holandesa Baserow, una alternativa de código abierto a Airtable, tiene prácticamente la misma funcionalidad que Airtable, ya que permite a los usuarios crear bases de datos en un navegador web. Al cargarlo, el aspecto es muy similar al del líder del mercado. Baserow también admite complementos de terceros. 

Pros

• Una alternativa de código abierto
• Diseño similar y familiar a Airtable
• Numerosas plantillas personalizables 

Contras

• Su capacidad de almacenamiento de datos sigue siendo relativamente baja.
• Tiene los mismos inconvenientes que Airtable

Es mejor para...

Los que se inician en el mundo de las bases de datos y quieren apoyar el código abierto.

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Ragic

Ragic es una herramienta muy apreciada y utilizada por empresas como Amazon, Intel, Diageo y Ogilvy. Es un paso más allá de las herramientas básicas como Airtable para los usuarios, pero con esa complejidad viene un potencial más potente. Repleto de plantillas, Ragic puede adaptarse a las necesidades de tu empresa.

Pros

• Más potente que Airtable
• Utilizado y apoyado por grandes empresas
• Plantillas fáciles de personalizar 

Contras

• Más complicados que otros
• Demasiados niveles
• Límite bajo de registros en la versión gratuita

Es mejor para...

Aquellos que deseen ampliar sus bases de datos a partir de la oferta estándar.

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Filas

Mucho más fácil de usar que la mayoría, el diseño limpio de Rows se extiende desde su sitio web hasta la propia herramienta de base de datos. Funciona para enmascarar el hecho de que estás manejando bases de datos complejas - por lo que es una buena opción para aquellos que son reacios a mirar los datos. Es utilizada por un montón de startups y se autodenomina editor de hojas de cálculo, más que herramienta de bases de datos.

Pros

• Se ve hermoso
• Incorporación y asistencia sencillas
• Una comunidad fuerte 

Contras

• Quizá demasiado simplista para algunos
• Más hoja de cálculo que base de datos
• Costoso

Es mejor para...

Aquellos que aún no están seguros de necesitar una base de datos completa, pero quieren dar un paso adelante respecto a Excel.

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Stackby

Stackby, que promete ayudar a los usuarios a empezar en cuestión de minutos, afirma ser "algo más que una hoja de cálculo". Combina la flexibilidad de las hojas de cálculo y el rigor de las bases de datos, pero su principal ventaja es lo bien integrado que está con servicios de terceros.  

Pros

• Interfaz sencilla
• Potente gama de herramientas
• Fantástica gama de integraciones
• Precios escalonados de bajo coste

Contras

• Algunas herramientas son innecesarias
• Funciona como hoja de cálculo y como base de datos
• La mayoría de los niveles incluyen un número muy bajo de filas

Es mejor para...

Los que tienen un presupuesto limitado y necesidades de datos menores.

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6. Preguntas frecuentes

¿Cuándo te das cuenta de que tienes que pasar de una hoja de cálculo a una base de datos?

Hay que tener en cuenta tres cosas a la hora de dar el paso. Primero: ¿puede colaborar con seguridad en tiempo real? En segundo lugar, ¿necesita una estructura rígida que no permita añadir nuevos campos aleatorios que puedan confundir al sistema? Y por último, ¿necesita asegurarse de que cumple la normativa GDPR? Si crees que no puedes colaborar con seguridad con una hoja de cálculo, pásate a una base de datos. Si necesita añadir estructuras empresariales, pásese a una base de datos. Y si necesitas cumplir la normativa sobre datos, pásate a una base de datos.

¿No sería mejor recurrir a un desarrollador?

Si no eres desarrollador, gestionar tu propia base de datos puede ser como tirar el dinero a un pozo gigante. No sabes cómo dimensionar el proyecto y calcular los costes adecuadamente. Las soluciones sin código reducen los costes y garantizan el control de los datos en sistemas no propietarios.

¿Qué debo evitar?

Antes de comprometerse, compruebe detenidamente qué ofrece cada herramienta y si satisface sus necesidades. Muchas de ellas ofrecen escalas de servicio graduadas, y puede ser fácil equivocarse de herramienta, ya sea demasiado grande o demasiado pequeña.