10 automatisations de feuilles de calcul pour simplifier votre travail
Votre travail tourne autour des feuilles de calcul ? Il est temps d'adopter l'automatisation des feuilles de calcul.
Table des matières
Si votre travail ou votre entreprise implique des feuilles de calcul et des données (et presque tout le monde entre dans cette catégorie), il y a de fortes chances pour que votre vie soit beaucoup plus facile. C'est là qu'interviennent des outils astucieux sans code et ce que l'on appelle l'automatisation des feuilles de calcul.
Le mot "tableur" évoque probablement Microsoft Excel - et pour beaucoup, l'outil "no-code" de l'OG était justement ce programme. Si vous avez déjà joué avec l'enregistrement de macros Excel (en gros, une action que vous pouvez programmer pour qu'elle se répète à l'infini), vous savez à quel point l'automatisation la plus simple peut être efficace et vous faire gagner du temps.
Pour rappel, l'automatisation consiste à configurer un processus ou une action de manière à ce qu'ils se déroulent automatiquement, avec un minimum d'intervention humaine. Ces dernières années, tout un monde d'outils sans code a évolué pour créer des automatisations encore plus puissantes qui fonctionnent au-dessus des feuilles de calcul.
Vous pouvez connecter des apps, manipuler des données, gérer des bases de données et même créer vos propres interfaces pour les feuilles de calcul sans avoir à coder ou programmer quoi que ce soit de compliqué. Des outils comme Stacker et Zapier s'intègrent facilement aux feuilles de calcul, tandis que d'autres, comme Rows ou Sheetgo, sont des alternatives aux feuilles de calcul basées sur le cloud et dotées d'autres fonctionnalités.
Nous examinons ici 10 automatisations simples de feuilles de calcul qui feront une grande différence dans votre travail - de la réduction des tâches quotidiennes ennuyeuses et répétitives à l'augmentation de la valeur que vous tirez de vos données, en passant par la création de vos propres applications et portails pour vous connecter avec vos clients.
Les feuilles de calcul et les outils sans code dont nous parlerons dans cet article :
Feuilles de calcul :
Outils sans code :
Automatisation des feuilles de calcul pour... la connexion avec d'autres outils
La saisie manuelle des données n'est probablement pas la meilleure façon de passer son temps ; elle augmente également les risques d'erreur humaine. En connectant vos feuilles de calcul à d'autres outils, vous pouvez collecter et combiner des données automatiquement et avec précision.
1. Zapier : Connecter une feuille de calcul à une autre feuille de calcul
Cette automatisation simple vous permet de transférer des données d'une feuille de calcul à une autre. Il copie toutes les données avec précision et les met à jour lorsque les données d'origine sont modifiées. Il reformate également vos données pour les adapter instantanément à la nouvelle feuille de calcul, ce qui est plus efficace que le copier-coller.Zapier connecte plusieurs feuilles de calcul Google Sheets les unes aux autres à l'aide de "Zaps" (le joli nom que Zapier donne à chacun de ses flux de travail automatisés). Un Zap peut automatiquement copier vos données à partir d'une feuille, mais à mesure que vous vous familiarisez avec le programme, vous pouvez enchaîner d'autres Zaps pour créer des flux de travail plus sophistiqués.
Utilisations : Zapier, Google Sheets
Voici notre tutoriel sur la façon de le faire vous-même
Apprenez à mieux connaître Google Sheets avec Google Sheets 101
2. Zapier : Insérer une feuille Google dans un document Google
Si vous avez déjà voulu insérer automatiquement des données d'une feuille de calcul dans un document Google Docs, vous allez adorer cette automatisation Zapier. Elle est idéale pour créer des rapports que vous devez mettre à jour et envoyer régulièrement à d'autres personnes. L'avantage de cette automatisation par rapport aux tableaux que vous pouvez trouver dans Google Docs est qu'elle vous permet de trier et de manipuler les données dans Sheets et qu'elle se met à jour automatiquement lorsque vos données changent. Vous pouvez même utiliser la fonction de création de graphiques de Google Sheets pour visualiser vos données et les insérer dans votre document.
Utilisations : Google Sheets, Google Docs, Zapier
De cette façon, pour notre tutoriel
3. Sheetgo : Connecter plusieurs feuilles de calcul Google Drive pour créer une base de données
Des applications sans code comme Sheetgo vous permettent de rassembler les données de plusieurs feuilles de calcul en un seul endroit. Avec cet outil, vous pouvez mettre en place une automatisation simple qui extrait les données des feuilles de calcul que vous avez enregistrées dans Google Drive et les copie dans toutes les autres feuilles de calcul auxquelles vous avez besoin d'accéder. Cet outil est utile si vous recevez des feuilles de calcul de vos collègues ou de vos clients dans plusieurs programmes différents. Il vous suffit d'enregistrer toutes ces feuilles de calcul dans Google Drive, et Sheetgo les importera et les reformatera pour rassembler toutes les données.
Utilisations : Sheetgo, Excel, Google Drive
Consultez un tutoriel Youtube ici
4. Zapier : Gérez votre inventaire en reliant Google Forms à une feuille de calcul.
Cette automatisation utilise Zapier pour connecter un formulaire Google à une feuille Google, de sorte que vous pouvez mettre à jour la feuille automatiquement par le biais des soumissions de formulaire. Cela signifie que plusieurs personnes peuvent mettre à jour l'inventaire sans toucher directement aux données, ce qui minimise les erreurs de feuille de calcul.
Utilisations : Google Sheets, Google Forms, Zapier
Nous avons un tutoriel spécial sur ce sujet. Par ici.
Et voici notre tutoriel sur la façon de créer de superbes formulaires avec Google Forms
Automatisation des feuilles de calcul pour... le suivi et la visualisation de vos données
Il s'agit de créer des tableaux de bord personnalisés à partir de vos feuilles de calcul, ce qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble de votre travail sans avoir à créer manuellement des graphiques ou à recopier des données.
5. Zapier : Tirer des mesures de nombreuses sources pour créer un tableau de bord analytique.
Cette automatisation Zapier tire des données de plusieurs sources dans une seule feuille Google avec un add-on Google Analytics, ce qui vous permet de créer votre propre tableau de bord de données. C'est exact - votre propre tableau de bord. Cela signifie que vous pouvez suivre tous vos indicateurs en un seul endroit. Il vous suffit de choisir les indicateurs que vous souhaitez examiner (par exemple, les utilisateurs, les sessions, les abonnés ou les ventes) et d'extraire ces informations de programmes tels que Mailchimp, Eventbrite, PayPal ou Twitter.
Utilisations : Google Sheets, Google Analytics, Zapier
6. Rangs : Suivez votre référencement en créant un tableau de bord à partir de Google Search Console
Suivez les performances de votre site web au fil du temps en intégrant Google Search Console à vos feuilles de calcul Rows. Rows remplace les tableurs traditionnels tels qu'Excel et ajoute une touche de fonctionnalité sans code. Vous pouvez extraire automatiquement des données sur les performances de votre site web, puis créer des rapports de synthèse pour comparer différentes périodes dans votre tableau de bord. Utilisez ce modèle pour commencer à essayer cette automatisation dans Rows.
Utilisations : rangées, Google Search Console
Consultez ce tutoriel Youtube pour plus d'informations
7. Parabole : Combiner et reformater des données provenant de plusieurs feuilles de calcul.
Si vous avez des données provenant de plusieurs feuilles de calcul différentes et que vous avez besoin de les reformater et de les nettoyer, Parabola a la solution. Vous pouvez automatiquement combiner des données, fusionner des colonnes, fusionner des valeurs et filtrer des tableaux avec d'autres tableaux pour trier et analyser vos informations. Combiner des données dans Excel à l'aide de fonctions telles que VLOOKUP peut s'avérer fastidieux et chronophage. Parabola extrait automatiquement ces mêmes données d'autant de sources que vous le souhaitez.
Utilisations : Parabole, toutes les feuilles de calcul typiques
Nous avons créé un tutoriel sur ce sujet ici même
Et voici notre tutoriel pour ajouter vos données à Parabola
Automatisation des feuilles de calcul pour... créer des portails personnalisés
Grâce à l'automatisation des feuilles de calcul, vous pouvez également créer des endroits où vos clients peuvent se connecter et interagir avec votre entreprise : c'est ce qu'on appelle un portail client. Vous pouvez également créer des applications partageables qui vous aident à rassembler et à partager vos données avec d'autres de manière organisée et professionnelle. Les portails que vous créez peuvent être conçus de manière à donner l'impression qu'ils sont propres à votre marque et peuvent vous aider à recueillir des données sans révéler d'informations privées à vos clients.
8. Zapier : Créer un portail client en connectant un formulaire à une feuille de calcul.
Cette automatisation vous permet de créer votre propre portail client pour recueillir des informations à l'aide de formulaires à remplir. Zapier prend les données d'une feuille de calcul Airtable, les trie et les met à jour automatiquement - en se connectant à Twilio (un service d'API d'appels téléphoniques et de SMS) pour contacter les clients si une action est nécessaire. La création d'un portail où les clients peuvent saisir des données permet de protéger les informations sensibles. Vous pouvez créer des identifiants d'utilisateur, une protection par mot de passe et même anonymiser les données si c'est ce que vous souhaitez. Vous pouvez également créer votre propre interface client pour qu'elle corresponde mieux à votre marque.
Utilisations : Twilio, Airtable, Zapier
Cliquez ici pour voir comment mettre cela en pratique
9. Stacker : Construire une application de portail client sur une base Airtable
La possibilité de créer votre propre application de portail client est un moyen intelligent de vous différencier de vos concurrents et de montrer votre légitimité. Cette automatisation crée une interface d'application personnalisable avec Stacker qui saisit automatiquement les informations des clients dans une feuille de calcul Airtable. Vous pouvez ainsi créer automatiquement des identifiants et des profils d'utilisateurs pour chaque nouveau client, et vous pouvez sécuriser leurs informations en définissant des règles de confidentialité et des autorisations par utilisateur.
Utilisations : Empileur, Table aérienne
Consultez le tutoriel approfondi de Stacker ici.
Fulldisclosure : NoCode.Tech a été racheté par Stacker au début de l'année 2022. Notre indépendance éditoriale signifie que nous examinons Stacker de manière totalement impartiale - comme nous le faisons pour tous les autres outils de l'espace no-code.
10. Stacker : Créer un portail de gestion de projet en connectant des formulaires à Airtable
Imaginons que plusieurs personnes travaillent sur un même projet. Il est assez pratique d'avoir une application qui permet aux membres de l'équipe d'alerter les autres lorsqu'ils sont actifs dans un fichier de projet - c'est là que le suivi des logins entre en jeu. Ce tutoriel utilise Stacker pour créer un programme de check-in et check-out pour les membres de l'équipe qui ont besoin de travailler dans Webflow. Il stocke les données dans une feuille de calcul Airtable, mais les membres de l'équipe n'ont pas à naviguer eux-mêmes dans la feuille de calcul du backend. Au lieu de cela, ils entrent leurs données et vérifient leurs coéquipiers dans une interface d'application propre. Vous pouvez également adapter ce portail pour cacher des données ou protéger certaines informations.
Utilisations : Stacker, Airtable, Webflow
Cliquez ici pour vous plonger dans notre tutoriel et le réaliser vous-même.
Les compétences "no-code" peuvent vous aider à créer davantage d'automatismes pour le travail
Une fois que vous êtes à l'aise avec certains de ces outils sans code, l'automatisation des feuilles de calcul va sembler être la partie émergée de l'iceberg en termes de ce que vous pouvez faire. Zapier vous permet de créer des flux de travail qui prennent en charge de nombreuses tâches fastidieuses ; Stacker vous permet de créer des interfaces frontales entières pour votre base de données Airtable.
Les techniques fondamentales qui sous-tendent le "no-code" sont très similaires aux formules et aux macros que nous avions l'habitude de créer sur Excel. Il n'est pas difficile d'apprendre une nouvelle interface, et l'apprentissage d'une ou deux automatisations peut vous mettre sur la voie du "no-code", qui peut vous épargner une énorme quantité de travail au quotidien.
Automatismes
Dites adieu au monde fastidieux des processus manuels répétitifs. L'heure de l'automatisation a sonné.
A propos de l'auteur
Nile Frater
Nile Frater est le fondateur et le directeur général de NoCode.Tech, ainsi que l'instructeur principal de notre plateforme éducative NoCode University.
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