Если ваша работа или бизнес связаны с электронными таблицами и данными (а в эту категорию попадают практически все), есть большая вероятность, что ваша жизнь станет намного проще. На помощь приходят хитроумные инструменты, не требующие кода, и кое-что, называемое автоматизацией электронных таблиц.

‍

Слово "электронная таблица", вероятно, вызывает мысли о Microsoft Excel - и для многих именно эта программа была самым популярным инструментом без кода. Если вы когда-нибудь играли с записью макросов Excel (по сути, это действие, которое можно настроить на повторение снова и снова), вы знаете, насколько эффективной и экономящей время может быть простейшая автоматизация.

Автоматизация, напомним, - это когда процесс или действие настраивается на автоматическое выполнение - с минимальным участием человека. В последние годы появился целый мир инструментов без кода для создания еще более мощных автоматизаций, которые работают поверх электронных таблиц.

Вы можете подключать приложения, работать с данными, управлять базами данных и даже создавать собственные интерфейсы для электронных таблиц, не прибегая к сложному коду или программированию. Такие инструменты, как Stacker и Zapier, легко интегрируются с электронными таблицами, а другие, например Rows или Sheetgo, представляют собой облачные альтернативы электронных таблиц с другими функциями.

Здесь мы рассмотрим 10 простых автоматизаций электронных таблиц, которые значительно улучшат вашу работу - от сокращения скучных и повторяющихся ежедневных задач до повышения ценности данных и даже создания собственных приложений и порталов для связи с клиентами.  

‍

Электронные таблицы и инструменты без кода, о которых мы будем говорить в этой статье:

Электронные таблицы:

• Excel
• Google Таблицы
• Airtable

Инструменты без кода:

• Zapier
• Штабелер
• Строки
• Sheetgo
• Twilio
• Парабола

‍

Автоматизация электронных таблиц для... соединения с другими инструментами

Ввод данных вручную - это, вероятно, не то, на что вы предпочитаете тратить свое время; кроме того, это увеличивает вероятность человеческой ошибки. Подключив электронные таблицы к другим инструментам, вы сможете собирать и объединять данные автоматически и точно.

‍

1. Zapier: Подключение электронной таблицы к другой электронной таблице

Эта простая автоматизация позволяет переносить данные из одной электронной таблицы в другую. Она точно копирует все данные и обновляет их при изменении исходных данных. Кроме того, она мгновенно переформатирует данные в соответствии с новой таблицей, что делает ее более эффективной, чем копирование и вставка.Zapier соединяет несколько электронных таблиц Google Sheets друг с другом с помощью "Zaps" (такое милое название Zapier дает каждому из своих автоматизированных рабочих процессов). Один Zap может автоматически копировать данные с одного листа, но, освоившись с программой, вы сможете объединять несколько Zap для создания более сложных рабочих процессов.

‍Использует: Zapier, Google Sheets

‍Вот наш учебник о том, как сделать это самостоятельно

Узнайте больше о Google Sheets с помощью Google Sheets 101

‍‍

2. Zapier: Вставка листа Google в документ Google

Если вы когда-нибудь хотели автоматически вставлять данные из электронных таблиц в документ Google Docs, вам понравится эта автоматизация Zapier. Она отлично подходит для создания отчетов, которые нужно регулярно обновлять и отправлять другим. Преимущество этой автоматизации перед таблицами, которые можно найти в самих Документах Google, заключается в том, что она позволяет сортировать и манипулировать данными в Sheets и автоматически обновляется при изменении данных. Вы даже можете использовать функцию создания диаграмм в Google Sheets для визуализации данных и вставки диаграммы в документ.

‍Использует: Google Sheets, Google Docs, Zapier

‍Таким образом, для нашего учебника

‍

3. Sheetgo: Соедините несколько электронных таблиц Google Drive для создания базы данных

Такие приложения без кода, как Sheetgo, позволяют собирать данные из многих электронных таблиц в одном месте. С помощью этого инструмента вы можете настроить простую автоматизацию, которая будет извлекать данные из электронных таблиц, сохраненных в Google Drive, и копировать их в любые другие электронные таблицы, к которым вам нужно получить доступ. Это полезно, если вы получаете электронные таблицы от коллег или клиентов в нескольких разных программах. Просто сохраните все эти электронные таблицы в Google Drive, а Sheetgo импортирует и переформатирует их, чтобы собрать все данные воедино.

Использует: Sheetgo, Excel, Google Drive

‍Посмотрите учебник на Youtube здесь

‍

4. Zapier: Управление запасами с помощью связи Google Forms с электронной таблицей

Эта автоматизация использует Zapier для подключения формы Google к листу Google, чтобы вы могли автоматически обновлять лист через отправленные формы. Это означает, что несколько человек могут обновлять инвентарь, не касаясь непосредственно данных, что сводит к минимуму любые ошибки в электронных таблицах.

Использует: Google Sheets, Google Forms, Zapier

‍У нас есть специальный учебник, посвященный этому. Прямо сюда.‍

А вот наше руководство о том, как создавать отличные формы с помощью Google Forms‍.

Автоматизация работы с электронными таблицами для... отслеживания и визуализации данных

Речь идет о создании пользовательских информационных панелей на основе ваших электронных таблиц, что позволяет получить наглядное представление о вашей работе без необходимости вручную создавать диаграммы или копировать данные.

‍

5. Zapier: Получение показателей из многих источников для создания аналитической панели

Эта автоматизация Zapier собирает данные из нескольких источников в один лист Google с надстройкой Google Analytics, что позволяет создать собственную панель данных. Именно так - собственную панель данных. Это означает, что вы можете отслеживать все свои показатели в одном месте. Просто определите, на какие показатели вы хотите обратить внимание (например, пользователи, сессии, подписчики или продажи), и возьмите эту информацию из таких программ, как Mailchimp, Eventbrite, PayPal или Twitter.

Использует: Google Sheets, Google Analytics, Zapier

Наш учебник

‍‍

6. Строки: Отслеживание SEO с помощью создания приборной панели в Google Search Console

Отслеживайте эффективность вашего сайта с течением времени, интегрируя Google Search Console с вашими электронными таблицами Rows. Rows заменяет традиционные программы электронных таблиц, такие как Excel, и добавляет функциональность без кода. Вы можете автоматически получать данные о производительности вашего сайта, а затем создавать сводные отчеты для сравнения различных периодов времени на панели управления. Используйте этот шаблон, чтобы попробовать автоматизацию в Rows.

Использует: Ряды, Google Search Console

Посмотрите этот учебник на Youtube, чтобы узнать больше.

‍‍‍

7. Парабола: Объединение и переформатирование данных из многих электронных таблиц

Если у вас есть данные из множества разных электронных таблиц и вам нужно их переформатировать и очистить, Parabola поможет вам в этом. Вы можете автоматически объединять данные, объединять столбцы, объединять значения и фильтровать таблицы с другими таблицами для сортировки и анализа информации. Объединение данных в Excel с помощью таких функций, как VLOOKUP, может быть беспорядочным и отнимать много времени. Parabola автоматически извлекает эти данные из любого количества источников, которые вам нужны.

Используется: Парабола, все ваши типичные электронные таблицы

Мы создали учебник по этой теме вот здесь ‍

А вот наш учебник по добавлению данных в Parabola

‍

Автоматизация с помощью электронных таблиц для... создания пользовательских порталов

С помощью автоматизации электронных таблиц вы также можете создавать места, где ваши клиенты могут войти в систему и взаимодействовать с вашим бизнесом: так называемый портал для клиентов. Вы также можете создавать приложения для совместного использования, которые помогут вам собирать данные и делиться ими с другими в организованной и профессиональной манере. Созданные вами порталы могут выглядеть так, будто они уникальны для вашего бренда, и помогут вам собирать данные, не раскрывая никакой частной информации вашим клиентам.

‍

8. Zapier: Создайте портал для клиентов, подключив форму к электронной таблице

Эта автоматизация позволяет создать собственный портал для сбора информации о клиентах с помощью заполняемых форм. Zapier, по сути, берет данные из таблицы Airtable, автоматически сортирует и обновляет их, подключаясь к Twilio (API-сервис телефонных звонков и SMS), чтобы связаться с клиентами, если необходимо принять меры. Создание портала, на котором клиенты могут вводить данные, помогает защитить конфиденциальную информацию. Вы можете создать логины пользователей, защиту паролем и даже анонимизировать данные, если это необходимо. Вы также можете создать свой собственный интерфейс для клиентов, чтобы он лучше соответствовал вашему бренду.

Использует: Twilio, Airtable, Zapier

Смотрите здесь, чтобы узнать, как применить это на практике

‍

9. Stacker: постройте приложение для клиентского портала на базе Airtable

Возможность создать собственное приложение для портала клиентов - это разумный способ выделиться на фоне конкурентов и показать, что вы легальны. Эта автоматизация создает настраиваемый интерфейс приложения с помощью Stacker, который автоматически вводит информацию о клиентах в таблицу Airtable. Благодаря этому вы можете автоматически создавать логины и профили пользователей для каждого нового клиента, а также обеспечивать безопасность их информации путем настройки конфиденциальности и разрешений для каждого пользователя.

‍Используется: Штабелер, воздушный стол

Ознакомьтесь с подробным руководством Stacker здесь

‍Полноераскрытие информации: NoCode.Tech был куплен компанией Stacker в начале 2022 года. Наша редакционная независимость означает, что мы рассматриваем Stacker совершенно беспристрастно - как и все остальные инструменты в сфере no-code.

‍‍

10. Stacker: Создайте портал управления проектами, подключив формы к Airtable

Допустим, у вас есть проект, над которым работают несколько человек. Очень удобно иметь приложение, позволяющее членам команды оповещать других о том, что они активны в файле проекта, - вот где пригодится отслеживание логинов. В этом руководстве используется Stacker для создания программы регистрации входа и выхода для членов команды, которым необходимо работать в Webflow. Она хранит данные в электронной таблице Airtable, но членам команды не нужно самостоятельно перемещаться по запутанной внутренней таблице. Вместо этого они вводят свои данные и проверяют членов команды в чистом интерфейсе приложения. Вы также можете адаптировать этот портал, чтобы скрыть данные или защитить определенные фрагменты информации.

Использует: Stacker, Airtable, Webflow

Нажмите здесь, чтобы изучить наш учебник и сделать это самостоятельно

‍

Навыки работы без кода помогут вам создавать больше автоматизаций для работы

Как только вы освоите некоторые из этих инструментов, не требующих кода, автоматизация электронных таблиц покажется вам вершиной айсберга в плане того, что вы можете сделать. Zapier позволяет создавать рабочие процессы, которые берут на себя решение многих обременительных задач; Stacker позволяет создавать целые внешние интерфейсы для вашей базы данных Airtable.

Фундаментальные методы, лежащие в основе no-code, очень похожи на формулы и макросы для рабочего листа, которые мы привыкли создавать в Excel. Изучить новый интерфейс несложно, а освоив пару автоматизаций, вы сможете встать на путь no-code, который сэкономит вам огромное количество работы каждый день.