As ferramentas de automação podem lhe poupar tempo, esforço e dinheiro. Você fica livre para fazer o trabalho que faz melhor, seja fornecer suporte personalizado ao cliente, gerar novos leads ou ter sua próxima grande ideia de negócio. Mas com tantas coisas que você pode fazer para automatizar seus negócios, como saber por onde começar?
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Como proprietário de uma pequena empresa, você não tem muito tempo para aprender a se tornar um mago técnico. Mesmo que decida seguir o caminho de uma revisão técnica, mudar toda a maneira como você opera corre o risco de quebrar algo ao longo do caminho. Não vale a pena passar por tudo isso apenas para otimizar seu trabalho. Mas a automação de pequenas empresas não precisa ser uma grande transformação. Mostraremos como é possível automatizar uma seleção de processos importantes sem a necessidade de gastar milhares de dólares ou obter um diploma em ciência da computação.
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1. Acompanhamento de leads

Não importa o tamanho de sua empresa, o acompanhamento é tudo. O esforço que você dedica à geração de leads é desperdiçado se você não entrar em contato com os clientes potenciais interessados. Você pode turbinar seus esforços de marketing enviando um e-mail automatizado de boas-vindas a eles. As automações são uma situação do tipo "configure e esqueça": elas garantem que você sempre faça o acompanhamento em tempo hábil. 

Primeiro, se você ainda não tiver um formulário para capturar leads em seu site, crie um para que os clientes em potencial possam compartilhar seus nomes e e-mails com você. Em seguida, escreva uma mensagem calorosa de boas-vindas que mostre a personalidade de sua marca. 

Uma linha de assunto atraente é crucial para o marketing por e-mail bem-sucedido, portanto, certifique-se de criar até 60 caracteres que levarão as pessoas a abrir o e-mail. Você também deve incluir uma chamada para ação que incentive os leitores a se envolverem com sua empresa. Por exemplo:

• Instruções para a integração em seu serviço
• Um presente - como um código de desconto ou um produto exclusivo
• Links para conteúdo relevante em seu blog ou mídia social

Em seguida, automatize o envio de seu e-mail com uma ferramenta de automação comercial sem código, como a HubSpot.

Para configurar a automação: 

• No HubSpot, clique na guia Automação na guia Editor de formulários
• Role até a seção Adicionar mais ações de acompanhamento seção
• Em Enviar um e-mail após o envio do formulárioselecione Criar este fluxo de trabalho
  

• Em Acionar a ação do fluxo de trabalho quando, selecionar Um contato enviou um formulário
• Selecione o ícone + (mais) e escolha Enviar e-mail como sua ação

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• Adicione o e-mail que você criou e personalize-o com sua marca e logotipo
• Clique em Salvar e publicare pronto - sua primeira campanha de e-mail está no ar!
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2. Faturamento de clientes

Um dos problemas mais urgentes para uma pequena empresa no atual clima econômico é a inflação. Com o dinheiro escasso, receber o pagamento em dia é mais importante do que nunca. As faturas ajudam a garantir que seus clientes paguem e que você mantenha seu fluxo de caixa; elas também lhe dão proteção legal se os clientes não pagarem.

De acordo com o presidente da Corporate Spending Innovations, David Disque, os erros contábeis mais persistentes são causados pelo processamento manual. As faturas automatizadas economizam seu tempo e reduzem o risco de erro humano.

Ferramentas sem código trabalham em colaboração com aplicativos de controle de tempo para preencher automaticamente sua fatura com os detalhes corretos. O Integromat, recentemente rebatizado como Make, permite que você envie faturas automaticamente.

Copie o modelo do Make e adicione seu logotipo e sua marca. Siga seu processo de configuração de um cenário. Um cenário é o mesmo que um "fluxo de trabalho" no HubSpot: um conjunto de etapas repetíveis que são executadas automaticamente.

Conecte o Make ao seu aplicativo de controle de horas e configure as variáveis que deseja que apareçam em suas faturas, como preços, datas de vencimento, nome e endereço.

Para adicionar seu modelo de fatura personalizado, selecione Criar um documento a partir de um modelo.

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O Make usa os dados do seu aplicativo de controle de horas, além das variáveis que você configurou, para calcular os detalhes que aparecerão na fatura. Depois de classificar a fatura, defina o cenário para fazer o download da fatura e enviá-la por e-mail ao seu cliente. Opte por enviar uma fatura de uma só vez ou no mesmo dia todos os meses. 

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3. Publicação em mídias sociais

A automação ajuda a tornar todos os seus processos de negócios, especialmente o marketing de marca, mais eficientes e consistentes. Publicar conteúdo de qualidade todos os dias é complicado, mas se você automatizar, poderá criar conteúdo em lotes quando a inspiração surgir e, em seguida, configurá-lo para ser publicado em horários ideais.

A ferramenta de marketing de mídia social sem código Buffer permite agendar publicações para até três plataformas de mídia social (por exemplo, Instagram, Facebook e Twitter) gratuitamente. Redija seu conteúdo e colabore com colegas de equipe no Buffer para revisar e aprovar as postagens para publicação.

Escolha os horários ideais para atingir seu público e, em seguida, programe suas postagens.

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4. Verificação de notificações

Verificar as notificações prejudica a produtividade. Mas você não quer perder nenhuma informação ou contato crucial de possíveis clientes potenciais. Você precisa de uma única fonte de verdade e de uma maneira de distinguir as notificações importantes do ruído.

O Zapier permite que você compartilhe informações entre aplicativos e automatize suas notificações. A empresa recomenda que você comece desativando todas as notificações. Quando tiver se recuperado do silêncio ensurdecedor, escolha um local onde deseja receber suas notificações, por exemplo, e-mail, Slack, Microsoft Teams ou SMS.

Decida quais notificações você precisa. Por exemplo, se você faz parte da equipe de vendas, vai querer saber quando lhe for atribuído um lead no seu CRM. 

No Zapier, configure Zaps para as notificações que você deseja. Zap é um nome sofisticado para um fluxo de trabalho automatizado, assim como os cenários do Make. Para facilitar as coisas, o Zapier tem vários modelos de notificações que você pode querer.

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Você também pode criar seu próprio Zap. Adicione um acionador (quando você quer que algo aconteça) e uma ação (o que você quer que aconteça). Por exemplo:

• Gatilho: quando um nome é adicionado a essa planilha do Excel
• Ação: envie-me uma mensagem no Slack
  

Teste seu novo sistema de notificação por alguns dias e depois faça uma revisão. Pergunte a si mesmo: 

• Ainda tenho muitas notificações?
• Estou perdendo alguma informação?

Ajuste seus Zaps de acordo e pronto. 

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5. Relatórios sobre vendas e marketing

Extrair dados de diferentes fontes, reformatá-los, limpá-los e, em seguida, obter insights é demorado, propenso a erros e bastante desgastante. A automação permite que você se concentre no que os dados informam, e não na organização dos dados. 

É raro que um aplicativo lhe dê acesso a todas as métricas de vendas e marketing que você deseja monitorar, por isso, normalmente, é preciso juntar os dados. O Parabola é uma interface fácil de usar para automatizar as tarefas de rotina. Com mais de 40 integrações, você pode extrair dados de todos os lugares que puder imaginar, em tempo real. Por exemplo, Google Analytics, Shopify, Stripe e Salesforce.

Use a Parabola para extrair dados sob demanda ou configurar um fluxo. Um fluxo é uma lista de tarefas repetitivas que a Parabola executa para você. É como um fluxo de trabalho no HubSpot, um Zap no Zapier, ou ... você entendeu a essência.

Para a geração de relatórios de dados, as etapas do fluxo serão mais ou menos assim:

• Extrair dados de diferentes fontes
• Agregar e reformatar os dados
• Criar um relatório com insights dos dados

Você pode escolher um fluxo que seja executado todo mês ou várias vezes ao dia. A empresa de suplementos naturais UMZU obtém dados de vendas a cada hora e os utiliza para informar as decisões comerciais. 

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Escolha onde você gasta sua energia

Se você trabalha em uma pequena empresa, sabe que não tem os recursos ou os membros da equipe necessários para suprir qualquer necessidade. Os empreendedores têm que se tornar tão bons em usar vários chapéus e trabalhar duro que geralmente conseguem sobreviver sem automação. Mas o software de automação significa que você não precisa fazer isso.

Configure essas soluções sem código e elimine a pressão. Guarde seus superpoderes para outros trabalhos mais importantes.

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