Se você trabalha com uma única pessoa, pode chegar o momento em que precisará atualizar a maneira como administra as coisas. Ela precisa ser mais sistemática, polida... e, para ser franco, mais fácil. É aí que entra um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), para armazenar e conectar as informações de seus clientes em um local centralizado. Você pode criar o seu próprio, para atender exatamente às suas necessidades, sem precisar escrever uma única linha de código - veja como.

‍

Concentrar o tempo nas coisas que importam - e remover a administração desnecessária - deve ser uma prioridade para qualquer pessoa que esteja administrando uma empresa. Um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) pode ter um impacto enorme. Você não precisará fazer a entrada manual de dados ou vasculhar uma caixa de entrada lotada para realizar seu trabalho. Poderá acompanhar os clientes potenciais, coordenar campanhas de marketing, otimizar o processo de vendas e melhorar o suporte ao cliente.

Há aproximadamente um bilhão de sistemas de CRM diferentes. O problema é que basicamente todos eles foram projetados para os processos de negócios de grandes empresas, não para freelancers ou pequenas empresas. Além disso, você não tem dinheiro ou tempo disponível para passar os dias brigando com um software que não é adequado para você. 

Bem, vamos mostrar a você como criar seu próprio CRM personalizado em poucas etapas. E você não precisa contratar uma equipe de engenheiros de software, aprender sobre APIs nem escrever uma única linha de código.

Esses são os três tipos diferentes de software de CRM:

• Operacional: ajuda a organizar, otimizar e automatizar fluxos de trabalho comerciais (como o envio de materiais de marketing ou o acompanhamento de leads de vendas)

• Analítico: usa dados para melhorar as operações (por exemplo, prevendo o crescimento das vendas para que as equipes possam acompanhar seu progresso)

• Colaborativo: compartilha informações sobre o cliente entre as equipes de uma organização. Isso é mais útil em grandes organizações: por exemplo, se a equipe de atendimento ao cliente precisar passar uma consulta do cliente para a equipe técnica para ajudar a resolver um problema técnico.

Como você está criando uma solução de CRM do zero pela primeira vez, aqui vamos nos concentrar em criar um CRM operacional.

‍

1. Configurar um banco de dados

O banco de dados é o coração do seu CRM. Ele permite que todas as diferentes partes de sua plataforma de CRM adicionem e extraiam dados de clientes da mesma fonte de verdade.

Recomendamos a criação de uma conta no Airtable - o plano básico é gratuito e os planos pagos começam em US$ 10 por mês. Se preferir, use uma ferramenta com funcionalidade semelhante, como o Google Sheets ou o Excel. O Airtable é uma planilha multifuncional (que analisa dados) e um banco de dados (que armazena dados). Sua interface de usuário é bastante simples, além de se conectar bem a outras ferramentas sem código que você usará para seu sistema de CRM. 

Se estiver trabalhando no Airtable, ele criará automaticamente um "espaço de trabalho", que é onde você manterá suas "bases" (bancos de dados). Importe seu banco de dados de clientes existente ou crie um novo. Certifique-se de incluir as informações do cliente (nome, e-mail, número de telefone, etc.) e seu status - por exemplo:

• Lead: alguém que registrou interesse em seu negócio

• Prospecto de vendas: alguém que passou pelo seu pipeline de vendas e está pronto para comprar de você

• Cliente: alguém para quem você vendeu com sucesso

‍

2. Criar um formulário para capturar leads

Um formulário digital é a forma pela qual as pessoas interessadas em sua empresa realmente entram no banco de dados de CRM. Quando as informações de um lead estiverem em seu banco de dados, você poderá estabelecer um relacionamento com ele e, com sorte, transformá-lo em cliente. 

Na base do Airtable com as informações do cliente, selecione 'form +'. O Airtable criará um formulário personalizável. Quando alguém o preencher, ele adicionará as respostas à sua base. Se estiver trabalhando com o Google Sheets, siga as etapas aqui para criar um formulário.

Personalize o formulário para que ele se ajuste à personalidade de sua marca. Adicione seu logotipo e uma imagem de capa e edite o título - por exemplo, "inscreva-se na minha lista de e-mails", "saiba mais" ou "torne-se um membro". 

Estamos classificando todos os que preencherem esse formulário como leads, portanto, queremos que o Airtable os adicione à base com o status "lead".

Selecione 'compartilhar formulário' e copie o URL que aparece.

No final do URL, adicione: 

?refill_Status=Lead&hide_Status=true

Isso preenche previamente o status como "lead" e oculta a seção de status, para que não apareça no formulário.

Cole o URL editado em seu navegador para verificar sua aparência. Quando estiver satisfeito com o formulário, adicione o URL ao seu site ou perfil de mídia social.

‍

3. Estimule os leads com conteúdo

Depois que um cliente potencial entra em seu banco de dados, o marketing de conteúdo direcionado permite que você se envolva com ele até que ele se sinta pronto para fazer uma compra. É a sua chance de compartilhar informações que persuadam o público-alvo de que o seu serviço ou produto é adequado para ele.

Vamos usar o marketing por e-mail com o Mailchimp como exemplo aqui, mas personalize essa etapa com base em sua estratégia de marketing. Por exemplo, você pode usar o Klaviyo se preferir o marketing por SMS.

Primeiro, crie uma conta no Mailchimp. Exporte seu banco de dados de clientes para um arquivo CSV e, em seguida, importe-o para o Mailchimp. Para manter sua lista de contatos atualizada, seria necessário exportar e importar as informações dos clientes regularmente. Evite fazer isso configurando uma automação, para que novas entradas do Airtable sejam adicionadas ao Mailchimp em tempo real.

Em seguida, planeje uma campanha de e-mail - um conjunto de e-mails que gradualmente persuade alguém a realizar uma ação específica, como agendar uma chamada de vendas. No Mailchimp, selecione 'create' e, em seguida, 'criar e-mail ' e escolha um modelo de e-mail. Na seção 'para', selecione 'editar destinatários' e escolha a tag 'lead' para que os e-mails sejam enviados apenas para os leads, e não para todos os seus contatos.

Por fim, planeje quando deseja enviar os e-mails - isso dependerá da duração do ciclo de vida do cliente. Coloque lembretes em seu calendário e envie os e-mails manualmente. Ou configure a sequência para ser executada automaticamente quando alguém se inscrever (esse recurso não está incluído no plano gratuito).

‍

4. Agendar chamadas de vendas para converter leads em clientes

O agendamento de chamadas de vendas oferece aos leads qualificados a chance de se conectarem com a equipe de vendas (ou seja, você!) individualmente. É hora de convencer as pessoas que estão interessadas em seu negócio de que você vale o dinheiro delas. 

Comece configurando uma conta no Calendly (ou use um aplicativo de agendamento semelhante). Conecte o Calendly ao seu calendário - isso permitirá que o aplicativo adicione eventos e verifique se há conflitos de agendamento. Personalize a disponibilidade da chamada, o URL e o fuso horário. 

O Calendly cria automaticamente um "agendar uma chamada de 30 minutos 1:1", portanto, use essa opção ou altere a duração da chamada. Selecione chamada telefônica, Google Meet ou Zoom como o local do evento e o Calendly adicionará seu número de telefone ou detalhes da sala de reunião ao evento.

Para adicionar o botão de reserva a seus e-mails, selecione 'copiar link' no Calendly.

Em seguida, no Mailchimp, arraste um "bloco" de botão para seu e-mail e adicione o URL do Calendly.

Use seu banco de dados de CRM para obter uma visão geral de seus leads e clientes potenciais de vendas. Quando alguém fizer uma chamada, atualize o status dessa pessoa de "lead" para "cliente em potencial" ou automatize o gerenciamento de leads.  

‍

5. Crie uma base de suporte para manter seus clientes satisfeitos

Quando você tem um grupo de clientes, quer mantê-los satisfeitos, resolvendo seus problemas rapidamente. Seu CRM ajuda a manter um bom relacionamento com os clientes, pois evita que você perca as consultas dos clientes em uma caixa de entrada bagunçada.

Em seu site, adicione uma página de ajuda. (Ainda não tem um site? Confira nossos criadores de sites sem código favoritos).

Escreva um conjunto de perguntas frequentes com respostas. Uma seção de perguntas frequentes fornece aos clientes todas as informações de que eles precisam para resolver um problema por conta própria, o que, com sorte, reduzirá o número de consultas de ajuda que você recebe. 

Um formulário de contato é melhor do que simplesmente compartilhar seu e-mail ou número de telefone. Ele incentiva as pessoas a preencherem todos os detalhes de que você precisa para resolver o problema delas, o que evita muitas idas e vindas.

Configure uma base do Airtable para consultas de clientes com informações do cliente (nome, detalhes de contato), os detalhes da consulta e o status (por exemplo: não resolvido, em andamento, resolvido). Crie outro formulário do Airtable (assim como o formulário de captura de leads).

Você deseja que as consultas sejam inseridas no formulário com o status "não resolvido", portanto, copie o URL e adicione-o ao final:  

?prefill_Status=Unresolved&hide_Status=true   

Adicione o link do formulário editado à sua página de ajuda. 

Verifique a base do Airtable regularmente para fazer o acompanhamento dos clientes. Como alternativa, siga nosso guia de automação para acionar uma resposta automática e receber uma notificação quando alguém enviar uma solicitação de ajuda. 

‍

{{usecase-callout}}