Quizá haya cosas más emocionantes que automatizar tu sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Sin embargo, si configuras las automatizaciones adecuadas, transformarás tu jornada laboral y tu forma de enfocar el marketing, sobre todo si eres autónomo o trabajas para una empresa que no dispone de los recursos necesarios.

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La automatización de procesos y funciones en la gestión de las relaciones con los clientes puede reportar todo tipo de ventajas. Agiliza y optimiza sus esfuerzos de marketing y le libera de la introducción manual de datos y los correos electrónicos de seguimiento. Incluso podrá responder a las consultas y preguntas de los clientes mientras duerme. Eliminar las tareas repetitivas de su lista de tareas pendientes significa que podrá dedicar su tiempo a lo que quiera: ya sea encontrar formas de obtener más ingresos, trabajar en su próxima gran idea o simplemente tomarse un descanso. 

Esta guía para la automatización de CRM hará que su gestión de las relaciones con los clientes le lleve menos tiempo y sea más coherente. Además, seguir estos pasos te enseñará los principios de la automatización, por lo que podrás diseñar e implementar tus propias automatizaciones en el futuro.

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1. Establece notificaciones para las cosas importantes

Sus esfuerzos de marketing le ayudarán a introducir clientes potenciales en su sistema CRM para que pueda animarles a avanzar por su canal de ventas. Comprobar regularmente la base de datos para ver si alguien ha rellenado el formulario de contacto consume tiempo y espacio mental. En su lugar, configure notificaciones automáticas. 

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- Crear una notificación para nuevos clientes potenciales

Antes de empezar a ejecutar la automatización, tendrás que tener configurados un formulario de captación de clientes potenciales y una base de datos CRM. También querrás elegir el canal de notificaciones que más te convenga, como correo electrónico, SMS o Slack. 

Navegue al espacio de trabajo de Airtable que contiene su base de datos de clientes. Seleccione la opción 'automatizaciones'. Bajo el 'activadorseleccionecuando se envíe un formularioeste es el evento que activará la automatización.

En la sección de configuración, en 'tabla,seleccione el nombre de su base de datos (por ejemplo, contactos de clientes). En 'formulario,seleccione el nombre de su formulario.

La "acción" es lo que quieres que ocurra cuando se active la automatización. Selecciona la forma en que quieres recibir la notificación: por ejemplo, "enviar correo electrónico", "enviar mensaje de Slack", "enviar mensaje de Teams" o "enviar SMS". En configuración, añade la información de contacto relevante, como una dirección de correo electrónico.

Selecciona 'generar una vista previa' para ver el correo electrónico. Si todo parece correcto, seleccione 'ejecutar según configuración.'

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- Crear una notificación para cuando un cliente potencial reserva una llamada de ventas 

Para esta parte, necesitarás tener un enlace de reserva de Calendly ya configurado - aquí te explicamos cómo. También puedes utilizar otra aplicación de reservas con una funcionalidad similar.

Empieza por crear una cuenta Zapier gratuita. Selecciona 'Crear Zap' (un 'zap' es un flujo de trabajo -un conjunto de acciones- que Zapier completa cuando ocurre un evento específico).

A continuación, elija una aplicación de activación y un evento. Como aplicación desencadenante, selecciona Calendly o tu aplicación de reservas preferida. Como evento desencadenante, seleccione 'Invitado creado.(O el equivalente en la aplicación que utilices; por ejemplo, si utilizas SavvyCal, es 'Nuevo evento.')

A continuación, seleccione una aplicación de acción y un evento. Por ejemplo, para recibir un correo electrónico, selecciona la app de acción Gmail y la acción: 'Enviar correo electrónico.' O, para recibir un SMS, seleccione la app de acción 'SMS por Zapiery la acciónEnviar SMS.'

Rellena los datos correspondientes al canal que hayas elegido, como tu dirección de correo electrónico o tu número de teléfono. Por último, prueba el Zap. Si Zapier se conecta a tu aplicación de reservas y a tu aplicación de correo electrónico sin ningún problema, selecciona 'Publicar.'

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2. Conecte su CRM a su lista de correo

Ha llegado el momento de olvidarse del trabajo manual. Actualizar la lista de contactos para asegurarse de que envía las campañas de marketing a las personas adecuadas, incluidos los nuevos clientes potenciales, es un engorro. Pero configurar la automatización del flujo de trabajo para la gestión de contactos es rápido y sencillo.

Para este paso, necesitarás tu base de datos de CRM configurada en Airtable(instrucciones sobre cómo hacerlo aquí), una cuenta de Mailchimp configurada con tu lista de contactos actual y una cuenta de Zapier. 

En Zapier, seleccione 'Crear Zap.Como disparador, seleccione Airtable y 'registro nuevo o actualizado en Airtable.' Cambia el nombre del Zap a algo que tenga sentido para ti, como 'nuevo cliente potencial introducido en la base de datos.Siga las instrucciones de Zapier para conectar su cuenta de Airtable y seleccione el espacio de trabajo de Airtable y la base donde se encuentran sus contactos.

Como acción, seleccione Mailchimp y 'añadir/actualizar lista de suscriptores en Mailchimp.'

Publique el Zap y compruebe que funciona correctamente añadiendo un nuevo contacto en Airtable - debería ver el nuevo contacto aparecer en su cuenta de Mailchimp. Voilà.

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3. Actualice automáticamente el estado de sus clientes potenciales

Ha trabajado duro en la generación de clientes potenciales. Ha configurado el marketing por correo electrónico para incitar a los clientes potenciales a contratar sus productos o servicios. Ahora, a medida que avanza en su proceso de ventas, quiere centrarse en cerrar acuerdos, no en actualizar una hoja de cálculo. Pero sigue queriendo tener acceso a información actualizada sobre sus clientes potenciales. La solución es una automatización sin código.

Cuando alguien reserve una llamada de ventas contigo, búscalo automáticamente en tu base de Airtable y actualiza su estado de "cliente potencial" a "prospecto de ventas". Para ello, necesitará un enlace de reserva (de una aplicación como Calendly) y una cuenta Zapier.

Bien, a estas alturas ya conoces el procedimiento. Selecciona 'Crear Zap.Elige la aplicación y el evento - por ejemplo, Calendly: 'Invitado creado' o SavvyCal: 'Nuevo evento.'

Como la aplicación de acción, seleccione Airtable y 'Buscar registro.' Sigue las instrucciones de Zapier para enlazar con Airtable y conectar con la base donde almacenas los datos de tus clientes.

Selecciona 'buscar por campoy seleccioneemail.' Establezca el 'valor de búsqueda' como el correo electrónico de la persona que hizo la reserva (en Calendly, es 'Email del invitado,' y en Savvycal, es 'Correo electrónico del programador'). Zapier tomará el correo electrónico de la persona que reservó una llamada y encontrará su entrada en su base de datos Airtable.

Para actualizar el estado del cliente potencial, seleccione '+para añadir un paso. Para el segundo paso, establezca la acción en Airtable 'actualizar registro.'

En 'registro,seleccionapersonalizado' y seleccione '2. Buscar registro en Airtabley seleccione ID.Esto significa que el registro que se actualizará es el que Airtable encontró en el paso anterior. 

A continuación, queremos actualizar el estado del registro, por lo que en el campo 'estado introducimos 'prospecto de venta'. Como siempre, prueba el Zap para asegurarte de que Zapier puede acceder a la aplicación de reservas y a tu base Airtable. Si todo se conecta, pulsa publicar.

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4. Crear respuestas instantáneas para las consultas de los clientes

Si todo ha ido bien en los pasos anteriores, debería tener muchas perspectivas de venta que acabará convirtiendo en nuevos clientes. Tu siguiente reto es ofrecer una gran experiencia al cliente.

Un estudio realizado en 2020 por Super Office & Toister reveló que los clientes son bastante exigentes en lo que respecta a los tiempos de respuesta: normalmente esperan que las empresas les respondan en cuestión de horas, no de días. No tienes presupuesto para un equipo de atención al cliente 24 horas? 

Cree un servicio de ayuda automático: envíe un mensaje para asegurar a los clientes que ha recibido su solicitud y dígales cuándo recibirán una respuesta. Si aún no tienes uno, crea un formulario donde los clientes puedan rellenar los detalles de sus consultas. 

En su base Airtable, navegue hasta 'automatizaciones'. Al igual que en el paso de notificaciones, seleccione el disparador como 'cuando un formulario es enviado.En configuración, seleccione su formulario de ayuda.

Como acción, elija 'Enviar un correo electrónico.' Para enviar la respuesta a la misma persona que envió la consulta, en configuración en el campo 'aseleccione el símbolo + y elija 'correo electrónico.'

Personaliza tu correo electrónico poniendo en el asunto el nombre del formulario. Escribe la respuesta, indicando a los clientes que has recibido su mensaje e infórmales de cuándo atenderás su consulta.

Seleccione "generar una vista previa" para comprobar el correo electrónico y, a continuación, seleccione "ejecutar según configuración."

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