Les outils d'automatisation peuvent vous faire gagner du temps, des efforts et de l'argent. Vous êtes libre de faire le travail que vous faites le mieux, qu'il s'agisse de fournir une assistance clientèle personnalisée, de générer de nouveaux prospects ou de trouver votre prochaine idée commerciale géniale. Mais avec tout ce que vous pouvez faire pour automatiser votre entreprise, comment savoir par où commencer ?
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En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous n'avez pas beaucoup de temps pour apprendre à devenir un magicien de la technique. Même si vous décidez de vous lancer dans une refonte technique, le fait de modifier l'ensemble de votre mode de fonctionnement risque de vous faire perdre quelque chose en cours de route. Cela ne vaut pas la peine de faire tout cela juste pour rationaliser votre travail. Mais l'automatisation des petites entreprises n'a pas besoin d'être une grande transformation. Nous allons vous montrer comment il est possible d'automatiser une sélection de processus clés sans avoir à dépenser des milliers d'euros ou à obtenir un diplôme en informatique.
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1. Suivi des clients potentiels

Quelle que soit la taille de votre entreprise, le suivi est essentiel. Les efforts que vous consacrez à la génération de prospects sont inutiles si vous ne contactez pas les clients potentiels intéressés. Vous pouvez dynamiser vos efforts de marketing en leur envoyant un courriel de bienvenue automatisé. Les automatismes sont une solution facile à mettre en œuvre et à oublier : ils vous permettent de toujours assurer un suivi en temps voulu. 

Tout d'abord, si vous ne disposez pas encore d'un formulaire pour capturer des prospects sur votre site, créez-en un afin que les clients potentiels puissent vous communiquer leur nom et leur adresse électronique. Ensuite, rédigez un message de bienvenue chaleureux qui reflète la personnalité de votre marque. 

Une ligne d'objet accrocheuse est essentielle à la réussite du marketing par courrier électronique. Veillez donc à rédiger jusqu'à 60 caractères qui inciteront les gens à ouvrir le courrier électronique. Vous devez également inclure un appel à l'action encourageant les lecteurs à s'engager auprès de votre entreprise. En voici un exemple :

• Instructions pour l'intégration à votre service
• Un cadeau - comme un code de réduction ou un produit exclusif
• Liens vers des contenus pertinents sur votre blog ou vos médias sociaux

Ensuite, automatisez l'envoi de votre courriel avec un outil d'automatisation commerciale sans code comme HubSpot.

Pour configurer l'automatisation: 

• Dans HubSpot, cliquez sur l'onglet Automatisation dans l'éditeur de éditeur de formulaires
• Faites défiler jusqu'à la page Ajouter d'autres actions de suivi section
• Sous Envoyer un courriel après l'envoi du formulairesélectionnez Créer ce flux de travail
  

• Sous Déclencher l'action du flux de travail lorsque, sélectionnez Un contact a soumis un formulaire
• Sélectionnez l'icône + (plus) et choisissez de Envoyer un courriel comme action

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• Ajoutez l'e-mail que vous avez créé et personnalisez-le avec votre marque et votre logo.
• Cliquez sur Enregistrer et publieret vous avez terminé - votre première campagne d'emailing est en ligne !
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2. Facturation des clients

Dans le climat économique actuel, l'inflation est l'un des problèmes les plus urgents pour les petites entreprises. L'argent étant rare, il est plus important que jamais d'être payé à temps. Les factures permettent de s'assurer que vos clients paient et que vous conservez votre trésorerie ; elles vous offrent également une protection juridique si les clients ne paient pas.

Selon le président de Corporate Spending Innovations, David Disque, les erreurs comptables les plus persistantes sont dues au traitement manuel. Les factures automatisées vous font gagner du temps et réduisent le risque d'erreur humaine.

Les outils "no-code" travaillent en collaboration avec les applications de suivi du temps de travail pour remplir automatiquement votre facture avec les informations correctes. Integromat, récemment rebaptisé Make, vous permet d'envoyer des factures automatiquement.

Copiez le modèle de Make et ajoutez votre logo et votre marque. Suivez le processus de mise en place d'un scénario. Un scénario est la même chose qu'un "workflow" dans HubSpot : un ensemble d'étapes répétables qui s'exécutent automatiquement.

Connectez Make à votre application de suivi du temps et configurez les variables que vous souhaitez voir apparaître sur vos factures - comme votre prix, les dates d'échéance, votre nom et votre adresse.

Pour ajouter votre modèle de facture personnalisé, sélectionnez Créer un document à partir d'un modèle.

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Make utilise les données de votre application de suivi du temps, ainsi que les variables que vous avez définies, pour calculer les détails qui apparaîtront sur la facture. Une fois la facture triée, configurez le scénario pour télécharger la facture et l'envoyer par email à votre client. Choisissez d'envoyer une facture en une seule fois ou le même jour chaque mois. 

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3. Publication sur les médias sociaux

L'automatisation contribue à rendre tous vos processus commerciaux, en particulier le marketing de marque, plus efficaces et plus cohérents. Il n'est pas facile de publier un contenu de qualité tous les jours, mais si vous automatisez, vous pouvez créer du contenu par lots lorsque l'inspiration vous vient et le programmer pour qu'il soit publié à des heures optimales.

Buffer, outil de marketing des médias sociaux sans code, vous permet de programmer gratuitement des posts pour un maximum de trois plateformes de médias sociaux (par exemple, Instagram, Facebook et Twitter). Rédigez votre contenu et collaborez avec vos coéquipiers au sein de Buffer pour réviser et approuver les posts à publier.

Choisissez les heures optimales pour atteindre votre public, puis planifiez vos posts.

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4. Vérification des notifications

La vérification des notifications étouffe la productivité. Mais vous ne voulez pas passer à côté d'une information cruciale ou d'un contact avec des prospects potentiels. Vous avez besoin d'une source unique de vérité et d'un moyen de distinguer les notifications importantes du bruit.

Zapier vous permet de partager des informations entre les apps et d'automatiser vos notifications. L'entreprise recommande de commencer par désactiver toutes les notifications. Une fois que vous vous êtes remis du silence assourdissant, choisissez un endroit où vous souhaitez recevoir vos notifications, par exemple, un courriel, Slack, Microsoft Teams ou un SMS.

Déterminez les notifications dont vous avez besoin. Par exemple, si vous faites partie de l'équipe de vente, vous voudrez savoir quand on vous attribue une piste dans votre CRM. 

Dans Zapier, configurez des Zaps pour les notifications que vous souhaitez. Zap est un nom de fantaisie pour un flux de travail automatisé - tout comme les scénarios de Make. Pour faciliter les choses, Zapier propose de nombreux modèles pour les notifications que vous souhaitez.

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Vous pouvez également créer votre propre Zap. Ajoutez un déclencheur (quand vous voulez que quelque chose se passe) et une action (ce que vous voulez qu'il se passe). Par exemple :

• Déclencheur : lorsqu'un nom est ajouté à cette feuille de calcul Excel
• Action : envoyez-moi un message sur Slack
  

Testez votre nouveau système de notification pendant quelques jours, puis faites le point. Posez-vous la question : 

• Ai-je encore trop de notifications ?
• Ai-je oublié des informations ?

Ajustez vos Zaps en conséquence, et voilà. 

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5. Rapports sur les ventes et le marketing

Extraire des données de différentes sources, les reformater, les nettoyer, puis en tirer des enseignements prend du temps, est source d'erreurs et est assez épuisant. L'automatisation vous permet de vous concentrer sur ce que les données vous disent, et non sur leur organisation. 

Il est rare qu'une seule application vous donne accès à tous les indicateurs de vente et de marketing que vous souhaitez suivre, et vous devez donc généralement regrouper les données. Parabola est une interface facile à utiliser pour automatiser les tâches de routine. Avec plus de 40 intégrations, vous pouvez extraire des données de toutes les sources possibles et imaginables, en temps réel. Par exemple, Google Analytics, Shopify, Stripe et Salesforce.

Utilisez Parabola pour extraire des données à la demande ou pour mettre en place un flux. Un flux est une liste de tâches répétitives que Parabola exécute pour vous. C'est comme un workflow dans HubSpot, un Zap dans Zapier, ou ... vous avez compris l'essentiel.

Pour les rapports de données, les étapes du flux ressembleront à ceci :

• Extraire des données de différentes sources
• Agréger et reformater les données
• Créer un rapport avec des informations sur les données

Vous pouvez choisir un flux qui s'exécute tous les mois ou plusieurs fois par jour. L'entreprise de compléments naturels UMZU collecte des données sur les ventes toutes les heures et les utilise pour prendre des décisions commerciales. 

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Choisissez où vous dépensez votre énergie

Si vous travaillez dans une petite entreprise, vous savez que vous n'avez ni les ressources ni les membres de l'équipe nécessaires pour prendre le relais. Les entrepreneurs doivent devenir si habiles à porter plusieurs casquettes et à travailler dur qu'ils peuvent généralement se passer de l'automatisation. Mais grâce aux logiciels d'automatisation, vous n'avez pas à le faire.

Mettez en place ces solutions sans code et relâchez la pression. Gardez vos super-pouvoirs pour d'autres tâches plus importantes.

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