Il y a sans doute des choses plus excitantes que d'automatiser votre système de gestion de la relation client (CRM). Mais si vous mettez en place les bons automatismes, cela transformera votre journée de travail et votre façon d'aborder le marketing - surtout si vous êtes un indépendant ou si vous travaillez pour une entreprise qui n'a pas les ressources nécessaires.

‍

L'automatisation des processus et des fonctions dans le cadre de votre gestion de la relation client peut présenter de nombreux avantages. Elle rationalise et optimise vos efforts de marketing et vous libère de la saisie manuelle des données et des courriels de suivi. Vous pourrez même répondre aux demandes et aux questions des clients pendant que vous dormez. En supprimant les tâches répétitives de votre liste de choses à faire, vous pourrez consacrer votre temps à ce que vous voulez: trouver des moyens d'augmenter vos revenus, travailler sur votre prochaine grande idée ou simplement faire une pause. 

Ce guide sur l'automatisation de la gestion de la relation client (CRM) rendra votre gestion de la relation client moins fastidieuse et plus cohérente. De plus, en suivant ces étapes, vous apprendrez les principes de l'automatisation, ce qui vous permettra de concevoir et de mettre en œuvre vos propres automatisations à l'avenir.

‍

1. Prévoir des notifications pour les choses importantes

Vos efforts de marketing vous aideront à intégrer des clients potentiels dans votre système de gestion des relations avec la clientèle (CRM), afin de les encourager à progresser dans votre processus de vente. Vérifier régulièrement votre base de données pour voir si quelqu'un a rempli votre formulaire de contact vous fait perdre du temps et de l'espace mental. Mettez plutôt en place des notifications automatiques. 

‍

- Créer une notification pour les nouveaux prospects

Avant de lancer l'automatisation, vous devez disposer d'un formulaire de capture de prospects et d'une base de données CRM. Vous devrez également choisir le canal de notification qui vous convient le mieux, comme l'email, le SMS ou Slack. 

Naviguez vers l'espace de travail Airtable qui contient votre base de données clients. Sélectionnez l'onglet 'automatisations'. Sous l'onglet 'déclencheur', sélectionnez 'lorsqu'un formulaire est soumis' - c'est l'événement qui déclenchera l'automatisation.

Dans la section configuration, dans le tableau 'table,sélectionnez le nom de votre base de données (par exemple, contacts clients). Dans 'formulaire,sélectionnez le nom de votre formulaire.

L'"action" est ce qui doit se produire lorsque l'automatisation est déclenchée. Sélectionnez la manière dont vous souhaitez recevoir la notification - par exemple, "envoyer un e-mail", "envoyer un message Slack", "envoyer un message Teams" ou "envoyer un SMS". Sous Configuration, ajoutez les informations de contact pertinentes, comme une adresse e-mail.

Sélectionner 'générer un aperçupour voir l'e-mail. Si tout semble correct, sélectionnez "Exécuter comme configuré".exécuter comme configuré.'

‍

- Créer une notification lorsqu'un client potentiel s'inscrit à un appel de vente 

Pour cette partie, vous devez avoir un lien de réservation Calendly déjà configuré - voici comment. Vous pouvez également utiliser une autre application de réservation offrant des fonctionnalités similaires.

Commencez par créer un compte Zapier gratuit. Sélectionnez 'Créer un zap(un "zap" est un flux de travail - un ensemble d'actions - que Zapier exécute lorsqu'un événement spécifique se produit).

Ensuite, choisissez une application de déclenchement et un événement. Pour l'application de déclenchement, sélectionnez Calendly ou l'application de réservation de votre choix. Pour l'événement déclencheur, sélectionnez 'Invité créé.(Ou l'équivalent dans l'application que vous utilisez - par exemple, si vous utilisez SavvyCal, c'est 'Nouvel événement.')

Ensuite, sélectionnez une application d'action et un événement. Par exemple, pour obtenir un courriel, sélectionnez l'application d'action Gmail et l'action : ''Envoyer un courriel''.Envoyer un e-mail.Ou, pour recevoir un SMS, sélectionnez l'application d'action "SMS by Zapier".SMS by Zapier' et l'action 'Envoyer un SMS.'

Remplissez les détails relatifs au canal que vous avez choisi, comme votre adresse électronique ou votre numéro de téléphone. Enfin, testez le Zap. Si Zapier se connecte sans problème à votre application de réservation et à votre application de messagerie, sélectionnez 'Publier.'

‍

2. Connectez votre CRM à votre liste de diffusion

Il est temps d'alléger vos tâches manuelles. Mettre à jour votre liste de contacts pour vous assurer que vous envoyez des campagnes marketing aux bonnes personnes - y compris aux nouveaux prospects - est une tâche pénible. Mais la mise en place de l'automatisation du flux de travail pour la gestion des contacts est simple et rapide.

Pour cette étape, vous aurez besoin de votre base de données CRM configurée dans Airtable(instructions sur la façon de le faire ici), d'un compte Mailchimp configuré avec votre liste de contacts actuelle, et d'un compte Zapier. 

Dans Zapier, sélectionnez 'Créer un Zap.Comme déclencheur, sélectionnez Airtable et 'nouvel enregistrement ou enregistrement mis à jour dans Airtable.Renommez le Zap en quelque chose qui a du sens pour vous, comme 'nouveau prospect entré dans la base de données.Suivez les instructions de Zapier pour connecter votre compte Airtable et sélectionnez l'espace de travail et la base Airtable où se trouvent vos contacts.

En tant qu'action, sélectionnez Mailchimp et 'ajouter/mettre à jour la liste des abonnés dans Mailchimp.'

Publiez le Zap et vérifiez qu'il fonctionne correctement en ajoutant un nouveau contact dans Airtable - vous devriez voir le nouveau contact apparaître dans votre compte Mailchimp. Voilà.

‍

3. Mise à jour automatique du statut de vos clients potentiels

Vous avez travaillé dur sur la génération de prospects. Vous avez mis en place un marketing par courriel pour inciter les clients potentiels à souscrire à votre produit ou à vos services. À présent, dans le cadre de votre processus de vente, vous souhaitez vous concentrer sur la conclusion de contrats, et non sur la mise à jour d'une feuille de calcul. Mais vous souhaitez toujours avoir accès à des informations actualisées sur vos clients potentiels. La solution est une automatisation sans code.

Lorsque quelqu'un réserve un appel de vente avec vous, trouvez-le automatiquement dans votre base Airtable et mettez à jour son statut de " lead " à " prospect ". Pour ce faire, vous aurez besoin d'un lien de réservation (à partir d'une application comme Calendly) et d'un compte Zapier.

Ok, vous connaissez maintenant la marche à suivre. Sélectionnez 'Créer un Zap.Choisissez l'application et l'événement déclencheur - par exemple, Calendly : 'Invité créé' ou SavvyCal : 'Nouvel événement.'

En tant qu'application d'action, sélectionnez Airtable et 'Trouver l'enregistrement.Suivez les instructions de Zapier pour vous relier à Airtable et vous connecter à la base dans laquelle vous stockez vos données clients.

Sélectionner 'recherche par champet choisissez 'email.Définissez la " valeur de recherche ".valeur de recherche' comme l'email de la personne qui a fait la réservation (dans Calendly, c'est 'Email de l'invité,' et dans Savvycal, c'est 'Email du programmateur'). Zapier prendra l'email de la personne qui a réservé un appel et trouvera son entrée dans votre base de données Airtable.

Pour mettre à jour le statut du lead, sélectionnez '+' pour ajouter une étape. Pour la deuxième étape, définissez l'action sur Airtable 'mettre à jour l'enregistrement.'

En 'enregistrement,' choisir 'personnalisé' puis sélectionnez '2. Rechercher l'enregistrement dans Airtable' et choisissez ID.Cela signifie que l'enregistrement qui sera mis à jour est celui qu'Airtable a trouvé à l'étape précédente. 

Nous voulons ensuite mettre à jour le statut de l'enregistrement, donc dans le champ 'statut entrez "perspective de vente". Comme toujours, testez le Zap pour vous assurer que Zapier peut accéder à l'application de réservation et à votre base Airtable. Si tout est connecté, cliquez sur publier.

‍

4. Créer des réponses instantanées aux questions des clients

Si tout s'est bien passé au cours des étapes précédentes, vous devriez avoir de nombreux prospects que vous convertirez éventuellement en nouveaux clients. Votre prochain défi consiste à offrir une expérience client exceptionnelle.

Une étude réalisée en 2020 par Super Office & Toister a révélé que les clients sont très exigeants en ce qui concerne les délais de réponse - ils s'attendent généralement à ce que les entreprises leur répondent en quelques heures, et non en quelques jours. Vous n'avez pas le budget pour une équipe d'assistance à la clientèle disponible 24 heures sur 24 ? 

Mettez en place un service d'assistance automatique - envoyez un message pour rassurer les clients sur le fait que vous avez reçu leur demande et indiquez-leur quand ils obtiendront une réponse. Si vous n'en avez pas encore, créez un formulaire dans lequel les clients peuvent indiquer les détails de leur demande. 

Dans votre base Airtable, naviguez jusqu'à " automations ". Tout comme dans l'étape des notifications, sélectionnez le déclencheur comme 'lorsqu'un formulaire est soumis.Sous configuration, sélectionnez votre formulaire d'aide.

Comme action, choisissez 'envoyer un courriel.Pour envoyer la réponse à la même personne que celle qui a envoyé la requête, sous la configuration dans le champà', sélectionnez le symbole + et choisissez 'email.'

Personnalisez votre courrier électronique en ajoutant à l'objet le nom figurant dans le formulaire. Rédigez la réponse, en indiquant aux clients que vous avez reçu leur message et en les informant de la date à laquelle vous traiterez leur demande.

Sélectionner "générer un aperçupour vérifier l'e-mail, puis sélectionnez "Exécuter comme configuré".exécuter comme configuré."

‍

{{usecase-callout}}}