Есть, пожалуй, более интересные вещи, чем автоматизация системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Но если вы установите правильные автоматизированные системы, это изменит ваш рабочий день и подход к маркетингу - особенно если вы фрилансер или работаете в компании, которая не располагает достаточными ресурсами.

‍

Автоматизация процессов и функций, связанных с управлением взаимоотношениями с клиентами, может принести множество преимуществ. Она упрощает и оптимизирует ваши маркетинговые усилия и освобождает вас от ручного ввода данных и последующих писем. Вы даже сможете отвечать на запросы и вопросы клиентов, пока спите. Устранение повторяющихся задач из вашего списка дел означает, что вы сможете потратить свое время на то, что вам нужно: поиск путей увеличения прибыли, работа над следующей большой идеей или просто отдых. 

Это руководство по автоматизации CRM сделает управление взаимоотношениями с клиентами менее трудоемким и более последовательным. Кроме того, следуя этим шагам, вы научитесь принципам автоматизации, так что в будущем вы сможете разрабатывать и внедрять собственные автоматизированные системы.

‍

1. Настройте уведомления о важных вещах

Ваши маркетинговые усилия помогут привлечь потенциальных клиентов в вашу CRM-систему, чтобы побудить их продвинуться по конвейеру продаж. Регулярная проверка базы данных на предмет заполнения контактной формы отнимает время и душевное пространство. Вместо этого настройте автоматические уведомления. 

‍

- Создайте уведомление о новых зацепках

Прежде чем приступать к автоматизации, вам нужно будет создать форму захвата потенциальных клиентов и настроить базу данных CRM. Также необходимо выбрать наиболее подходящий для вас канал уведомлений - электронную почту, SMS или Slack. 

Перейдите в рабочее пространство Airtable, содержащее вашу базу данных клиентов. Выберите опцию 'автоматизация' вкладку. В разделе 'триггер' выберите 'при отправке формы' - это событие, которое приведет в действие автоматизацию.

В разделе конфигурации, в 'таблица,' выберите имя вашей базы данных (например, контакты клиента). В разделе 'форма,' выберите имя вашей формы.

Действие" - это то, что должно произойти при срабатывании автоматизации. Выберите способ получения уведомления - например, "отправить электронное письмо", "отправить сообщение в Slack", "отправить сообщение Teams" или "отправить SMS". В разделе "Конфигурация" добавьте соответствующую контактную информацию, например адрес электронной почты.

Выберите 'создать предварительный просмотр', чтобы просмотреть письмо. Если все выглядит хорошо, выберите 'Запустить, как настроено.'

‍

- Создайте уведомление о том, что потенциальный клиент записался на звонок по продажам 

Для этой части вам понадобится уже настроенная ссылка на бронирование в Calendly - вот как это сделать. В качестве альтернативы вы можете использовать другое приложение для бронирования с аналогичной функциональностью.

Начните с создания бесплатной учетной записи Zapier. Выберите 'Создать Zap' (Zap - это рабочий процесс - набор действий, которые Zapier выполняет при наступлении определенного события).

Затем выберите приложение-триггер и событие. В качестве приложения-триггера выберите Calendly или предпочитаемое приложение для бронирования. В качестве события триггера выберите 'Приглашенный создан.' (Или эквивалент в используемом приложении - например, если вы используете SavvyCal, это 'Новое событие.')

Затем выберите приложение действия и событие. Например, чтобы получить электронное письмо, выберите приложение действия Gmail и действие: 'Отправить электронное письмо.' Или, чтобы получить SMS, выберите приложение 'SMS от Zapier' и действие 'Отправить SMS.'

Заполните данные, относящиеся к выбранному вами каналу, например адрес электронной почты или номер телефона. Наконец, протестируйте Zap. Если Zapier без проблем подключается к вашему приложению для бронирования и электронной почте, выберите 'Опубликовать.'

‍

2. Подключите CRM к списку рассылки

Пришло время избавить себя от лишней ручной работы. Обновлять список контактов, чтобы убедиться, что вы рассылаете маркетинговые кампании нужным людям, включая новых потенциальных клиентов, - это мучительно. Но настроить автоматизацию рабочего процесса для управления контактами можно быстро и легко.

Для этого шага вам понадобится база данных CRM, настроенная в Airtable(инструкции по настройке здесь), аккаунт Mailchimp, настроенный на текущий список контактов, и аккаунт Zapier. 

В Zapier выберите 'Создать Zap.' В качестве триггера выберите Airtable и 'новая или обновленная запись в Airtable.' Переименуйте Zap в какое-нибудь понятное для вас имя, например 'новая запись в базе данных.' Следуйте инструкциям Zapier, чтобы подключить учетную запись Airtable и выбрать рабочее пространство Airtable и базу, в которой находятся ваши контакты.

В качестве действия выберите Mailchimp и 'добавить/обновить список подписчиков в Mailchimp.'

Опубликуйте Zap и проверьте, что он работает правильно, добавив новый контакт в Airtable - вы должны увидеть, что новый контакт появился в вашем аккаунте Mailchimp. Вуаля.

‍

3. Автоматически обновляйте информацию о статусе ваших лидов

Вы много работали над привлечением потенциальных клиентов. Вы настроили маркетинг электронной почты, чтобы убедить потенциальных покупателей подписаться на ваш продукт или услуги. Теперь, в процессе продаж, вы хотите сосредоточиться на заключении сделок, а не на обновлении электронных таблиц. Но вы все равно хотите иметь доступ к актуальной информации о своих потенциальных клиентах. Решение - автоматизация без кода.

Когда кто-то заказывает у вас звонок для продажи, вы автоматически находите его в своей базе Airtable и обновляете его статус с "лид" до "перспектива продаж". Для этого вам понадобится ссылка на бронирование (из приложения вроде Calendly) и аккаунт Zapier.

Итак, теперь вы знаете, как это делается. Выберите 'Создать Zap.' Выберите приложение-триггер и событие - например, Calendly: 'Приглашенный создан' или SavvyCal: 'Новое событие.'

В качестве приложения действия выберите Airtable и 'Найти запись.' Следуйте инструкциям Zapier, чтобы установить связь с Airtable и подключиться к базе, в которой хранятся данные о клиентах.

Выберите 'поиск по полю' и выберите 'email.' Установите 'значение поиска' как email человека, который сделал бронирование (в Calendly это 'Email приглашенного,', а в Savvycal - 'Email планировщика'). Zapier возьмет электронную почту человека, который забронировал звонок, и найдет его запись в вашей базе данных Airtable.

Чтобы обновить статус свинца, выберите '+', чтобы добавить шаг. Для второго шага установите действие Airtable 'обновить запись.'

В 'запись,' выберите 'пользовательский', затем выберите '2. Найти запись в Airtable' и выберите 'ID.' Это означает, что обновляться будет та запись, которую Airtable нашел на предыдущем шаге. 

Затем мы хотим обновить статус записи, поэтому в поле 'статус введите 'sales prospect'. Как обычно, протестируйте Zap, чтобы убедиться, что Zapier может получить доступ к приложению для бронирования и вашей базе Airtable. Если все подключено, нажмите кнопку публикации.

‍

4. Создание мгновенных ответов на запросы клиентов

Если все прошло успешно на предыдущих этапах, у вас должно быть много перспективных продавцов, которых вы в конечном итоге превратите в новых клиентов. Ваша следующая задача - обеспечить отличное обслуживание клиентов.

Исследование, проведенное в 2020 году компанией Super Office & Toister, показало, что клиенты довольно требовательны к времени отклика - они обычно ожидают ответа от компаний в течение нескольких часов, а не дней. У вас нет бюджета на круглосуточную службу поддержки? 

Создайте автоматическую службу поддержки - отправьте сообщение, чтобы уверить клиентов, что вы получили их запрос, и сообщить им, когда они получат ответ. Если у вас еще нет такой службы, создайте форму, в которой клиенты смогут заполнить детали своих запросов. 

В базе Airtable перейдите в раздел "Автоматизации". Как и в шаге с уведомлениями, выберите триггер как 'когда форма отправлена.' В разделе конфигурации выберите вашу форму помощи.

В качестве действия выберите 'отправить письмо.' Чтобы отправить ответ тому же человеку, который отправил запрос, под конфигурацией в поле 'на' выберите символ + и выберите 'email.'

Персонализируйте свое письмо, добавив в строку темы имя из формы. Напишите ответ, сообщив клиентам, что вы получили их сообщение, и сообщите им, когда вы рассмотрите их вопрос.

Выберите "создать предварительный просмотр", чтобы проверить электронное письмо, а затем выберите "запустить, как настроено."

‍

{{usecase-callout}}